خطة البحث
المقدمة
الفصل الأول: عموميات حول إدارة الوقت
المبحث الأول: مفهوم وخصائص وأنواع الوقت
المطلب الأول: مفهوم وأهمية الوقت
المطلب الثاني: أنواع الوقت
المطلب الثالث: البعد الإداري للوقت
المبحث الثاني: إدارة الوقت مفهومها وأهميتها ومتطلباتها
المطلب الأول: مفهوم إدارة الوقت
المطلب الثاني: أهمية ومتطلبات إدارة الوقت
الفصل الثاني: محاولة حصر مشكلة ضياع الوقت و كيفية إدارته بفاعلية
المبحث الأول: مشكلة ضياع الوقت
المطلب الأول: مصادر ضياع الوقت
المطلب الثاني: أسباب ضياع الوقت
المبحث الثاني: كيفية إدارة الوقت
المطلب الأول: تخطيط إدارة الوقت
المطلب الثاني: تنظيم وتوجيه الوقت
الخاتمــــــــــــة
مقدمة
يعد الوقت أحد أهم المصطلحات التي شغلت أذهان العديد من المفكرين في مختلف الميادين فهناك من أعتبره الوجه الأخر لعملة الحياة لأنه مقياس الخلود, لا شيء أطول منه إذا كان علينا الانتظار و لا شيء أقصر منه إذا كان علينا الإسراع و الإنجاز.
فاليوم يحتوي على أربعة و عشرون ساعة تكفي البعض لإدارة المؤسسات الضخمة و لا تكفي لإدارة الأعمال البسيطة للبعض الأخر, و الاستفادة من الوقت تحدد الفرق بين النجاح و الفشل, النجاح الذي يعني تحقيق التوازن بين الأهداف المرجوة و الواجبات اللازمة في إطار الوسائل المتاحة و ذلك من خلال إدارة الوقت أو بالأخرى إدارة الذات.
فالهدف المنشود من إدارة الوقت هو أن تكون مجريات الأمور تحت تصرف الشخص و أن ينجز أعمال أكثر في وقت أقصر و بمجهود أقل, مما يلزمه إيجاد بوصلة في أفكار للتأكد من الاتجاه الصحيح نحو الهدف, فهي إذن تلغي التلقائية الفوضوية و تؤدي إلى العقلانية.
لذا و في السياق نفسه إذا أراد الباحث الغوص في موضوع إدارة الوقت يواجه بكم هائل من الأسئلة التي هي في واقع الأمر مشاكل تفرض على مدير في عمله و في حياته و التي يصعب الإجابة عليها مباشرة, و تتفاوت هاته المشاكل من شخص إلى أخر و من مدير لأخر, و لذلك لعدة اعتبارات كنوعية العمل, و طبيعة الشخص و البيئة التي يعيش و يعمل فيها.
طرح الإشكالية: من خلال ما سبق يمكن طرح الإشكالية التالية:
ما هي أسباب ضياع الوقت؟ ومن خلال التسأل الرئيسي نطرح التساؤلات الفرعية التالية:
ما هي أهمية إدارة الوقت؟
ما هي المعوقات التي تمنع المدير من الإدارة الفعالية للوقت؟
ما هي السبل و الأساليب التي تمكننا من التحكم في الوقت؟
تحديد الفرضيات:
بعد بروز الإشكالية تتبادر إلى الذهن و كنتيجة حتمية حلول شكلية حسب حالة كل مدير منها:
استعمال التقنيات الحديثة يمكن من الاستغلال الأمثل للوقت
التخلي عن بعض المهام و تفويضها للآخرين يحل مشكل كثرة الضغوط
أن ينقص التخطيط المحكم للوقت و الذي يشعره بالرضي
أسباب اختيار البحث:إن أهم دوافع التي أدت إلى اختيار هذا البحث هي:
لأن البحث أو الموضوع يصب في مجال تخصص إدارة أعمال.
لأهمية عنصر الوقت حياتنا اليومية و العملية.
قلة البحوث التي تمس هذا الموضوع.
يدخل ضمن متطلبات نيل شهادة الماجستير في إدارة أعمال.
المنهج المستخدم:
المنهج الوصفي و ذلك لتضمن البحث مجموعة من التعاريف و المفاهيم الخاصة بوصف مجموعة من مصطلحات.
الهدف من الدراسة:
هو استعراض تفصيلي لكل وظيفة من وظائف إدارة الوقت, و كيفية استخدام كل منها على أرض الواقع.
أهمية البحث:
إدارة الوقت أصبحت تعتبر إحدى الركائز الأساسية لإدارة المؤسسات الزائدة اليوم.
الوقت أحد أهم الموارد يمكن إدارته بمعنى أنه له تخطيط و تنظيم و توجيه و رقابة.
صعوبات البحث:
قلة المراجع المرتبطة بموضوع البحث.
صعوبة تجسيد الموضوع على أرض الواقع.
تقسيمات البحث:
لبلورة هذا البحث تم تقسيم هذا الأخير إلى فصلين و هما
الفصل الأول: نتناول فيه ماهية إدارة الوقت
الفصل الثاني: محاولة حصر مشكلة ضياع الوقت و كيفية إدارته بفاعلية
تمهيد:عاش الإنسان و حوله مجموعة كبيرة من العوامل الطبيعية الضرورية في الحياة و التي منها من انتهى و زال في فترة ما. و منها من غيرته العوامل البيئية أو غيرها و منها من لا يزال على حاله, أحد هذه العوامل الأخيرة " الوقت ".
فهو موجود منذ الأزل لم يتغير و لن يتغير حتى يرث الله الأرض و من عليها, فعبر العصور كان لكل شخص و لا يزال له ستون ثانية في الدقيقة و ستون دقيقة في الساعة و أربعة و عشرون ساعة في اليوم.
هذا العامل المعنوي غير الملموس سعى الناس كثيرا لفهمه لماله من أهمية في حياتهم له خصائص تعريف و أنواع.
ولتوضيح ذلك أكثر سنقسم هذا الفصل إلى مبحثين وهما:
المبحث الأول: مفهوم وخصائص وأنواع الوقت
المبحث الثاني: إدارة الوقت مفهومها وأهميتها
المبحث الأول: مفهوم وخصائص وأنواع الوقت
في هذا المبحث نحاول التطرق إلى بعض التعاريف التي تعرضت للوقت و أهميته و بعض الخصائص التي تميزه.
المطلب الأول:مفهوم وأهمية الوقت
مصطلح الوقت مصطلح قديم قدم البشرية,تعرض له مختلف المفكرين في مختلف الميادين و باختلاف الأزمنة.
الفرع الأول: تعريف الوقت
يمكن إعطاء التعاريف التالية للوقت:
فقبل الميلاد رأى "أرسطو طاليس " ( 384 – 322ق.م) أن الوقت هو:" تعداد الحركة".
و اعتبره إسحاق نيوتن ( 1642 -1727 م) على أنه:
" شيء مطلق يتدفق دائما بالتتابع و الاتساق نفسه و بصرف النظر عن أية عوامل خارجية " (1)
أما "كانت " ( 1724-1804 ) عرفه بـأنه:
" الزمن ليس شيأ موضوعيا قائما بذاته و أن الزمن يعود في الإحساس لأداء العقل "(2)
و لكن التعريف الأكثر دلالة هو ما جاء به " ألبرت أنشتاين ( 1879-1955م) حيث قال:
"لكل جسم مرجعي ذي علاقة زمنه الخاص به, و بدون معرفة النظام المرجعي للجسم و تحديد الإطار المرجعي لهذا الزمن, يكون من غير المفيدة ذكر الوقت الخاص بحدث معين للجسم المشار إليه".(3)
الفرع الثاني: أهمية الوقت:
يعتبر الوقت من أهم المتغيرات التي تحيط بالإنسان, حيث كان محل تقديس في مختلف الديانات و المعتقدات, ففي الأثر العربي نجد عدة حكم تشير أهمية الوقت مثل " الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك " أو
" لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد ".
وحتى يومنا هذا لا يزال المتغير يحظى بنفس الأهمية, لكن هذه الأهمية أو هذا الاهتمام يختلف من مجتمع لأخر و من بلد إلى بلد و يرتبط هذا الاختلاف بعدة عناصر
(
مختلف التقاليد و الأعراف و المعتقدات التي لها تأثير مباشر على الحياة و بصفة كبيرة على كيفية التي يتعامل كل منهم مع الوقت.
المستوى المعيشي و مستوى الدخل الفردي و القومي و السلوك الاقتصادي كل هذه العوامل لها تأثير مباشر على طريقة تخمين الفرد و تعامله مع الأشياء بما فيها الوقت.
المستوى التعليمي: يؤثر بصفة كبيرة على درجة الاهتمام بالوقت من خلال زيادة الوعي.
التطور التكنولوجي:لهذا العامل تأثير واضح على عنصر الوقت من حيث الاهتمام فامتلاك التكنولوجيا له عدة انعكاسات تؤدي إلى وجوب الاهتمام بالوقت.
الفرع الثالث: خصائص الوقت
يمكن حصرها فيما يلي:
الوقت متاح للجميع في نفس اللحظة بنفس الكم و الحجم.
قابل للاستغلال.
غير قابل للتخزين أو الادخار، وغير قابل للاسترجاع أو التعويض.
متغير منتظم أي له نفس السرعة لا يزيد و لا ينقص.
لا يمكن تصنيعه أو إنتاجه
فلا سبيل للنجاح إلا بتطبيق أساليب إدارة الوقت سواء في الحياة اليومية أو أثناء ممارسة العمل.
المطلب الثاني: أنواع الوقت
بعد التطرق إلى تعريف و أهمية و خصائص الوقت يجب التطرق إلى أنواع الوقت و ذلك للإلمام بمختلف جوانب هذا الموضوع:(1)
الفرع الأول: المنظور العام
و على هذا الأساس يمكن تقسيم الوقت إلى خمسة أقسام رئيسية:
القسم الأول: " الوقت المادي الميكانيكي " هذا النوع من الوقت خاص بقياس الحركة التي تخص الأجسام المادية, و في هذا الإطار باعتباره الوقت مستمر يمكن تقسيمه.
القسم الثاني: " الوقت البيولوجي " وهو مرتبط بقياس الأشياء "نموها".
القسم الثالث:" الوقت النفسي " و هو مرتبط بالشعور بالذات و الإدراك الإنساني.
القسم الرابع: " الوقت الاجتماعي " و هو مرتبط بالظواهر الاجتماعية التي يمر بها المجتمع.
القسم الخامس:الوقت الميتا فيزيقي و هو الوقت المتعلق بما وراء الطبيعية و لا يملك الإنسان سبيل للتفكير فيه.
الفرع الثاني: المنظور الخاص
و على هذا الأساس يتم تقسيم الوقت إلى عدة أقسام أهمها:
القسم الأول: وقت النوم.
و هو من أهم أنواع الوقت.
, فهو بمثابة مصدر من مصادر تجديد طاقة الإنسان و يعمل على إعادة التوازن النفسي و العصبي و الجسماني للإنسان و يمكن تقسيمه إلى:
( وقت الاسترخاء – وقت الاستغراق – وقت الاستيقاظ و الإفاقة )
القسم الثاني: وقت العمل
و في هذا الوقت يسعى الإنسان لكسب رزقه و ملء فراغه و تحقيق ذاته و ينقسم إلى:
( وقت الانتقال – وقت اللقاءات – وقت العمل الفعلي )
القسم الثالث: وقت الأسرة و العائلة
و هو الوقت الذي يتبادل فيه الفرد الحوار مع أفراد عائلته و ينقسم إلى ( وقت لقاءت الطعام – وقت مشاهدة التلفاز – وقت حل المشاكل العائلة...).
القسم الرابع: وقت الترفيه
و هو وقت التخلص من القلق و الضغوط و الإضطرابات و ينقسم إلى ( وقت لقاءت الترفيه – وقت الممارسة- الوقت الخاص ).
مما سبق يتضح أن لكل وقت أهمية خاصة به في مختلف الميادين إلا أن ما يهمنا هو ما ينعكس على الجانب الإداري وه>ا ما نتطرق اليه في المطلب الموالي بحول الله
المطلب الثالث: البعد الإداري للوقت
نتناول في هذا المطلب موضوع الوقت في المنظمة و كيفية توزيعه في مختلف المستويات الإدارية و كذالك مختلف النشاطات و الأعمال.
الفرع الأول: الوقت و المستويات الإدارية
إن جوهر الاختلاف في توزيع الوقت في المنظمة يتمثل في اختلاف طبيعة الأعمال و الأسلوب الإداري فيها, و التقسيمات الوظيفية داخلها إلا أن هناك بعض الأنشطة تتشابك فيما بينها مع اختلاف الوقت المخصص لكل منها و نذكر منها1)
مكان النشاط: و تنقسم إلى نشاطات داخلية و نشاطات خارجية.
مصدر النشاط: يقصد به كل الأعمال التي يكون الإداري طرفا فيها.
نوعية النشاط: هي كل الأعمال التي يقوم بها الإداري و التي يتفاوت المخصص لها باختلاف الأشخاص القائمين عليها.
قدرة التحكم في النشاط: نقصد بها التحكم في النشاطات عن طريق التخطيط و بذكر هناك أربع تعاملات للفرد مع الوقت و هي:
المضيع للوقت – المستخدم للوقت المستفيد من الوقت – المنجز
الفرع الثاني: الوقت و عملية اتخاذ القرار
تعتبر عملية اتخاذ القرار من النشاطات الهامة في الإدارة إن لم تكن أهمها على إطلاق تعتمد هذه العملية على المهارة و الخبرة و القدرة الإبداعية للإداري في تحديد المشاكل و تقييم البدائل و اختيار الأفضل من أجل حل تلك المشاكل, بمعنى القدرة على تشكيل ما يسمى بالإدارة الحديثة ب: الأسلوب العلمي في اتخاذ القرارات و الارتقاء بنوعيتها إلى الأحسن فالمنظمات الحديثة وجدت نفسها ملزمة بتشخيص بيئتها الداخلية و الخارجية تشخيصا مستمرا و على تصميم نظام قوي للمعلومات حتى تضمن فاعلية اتخاذ القرار, و من هنا تجدر الإشارة إلى هناك عدة اختلافات لتوزيع الوقت على أساس جوانب القرار المختلفة(2)و بالتالي فإن اختلاف الوقت المحدد لاتخاذ القرارات تبعا لاختلاف المستويات الإدارية و على هذا الأساس يمكن تقسيم القرارات إلى ثلاثة أقسام:(3)
القرارات الإستراتيجية- القرارات التكتيكية ( الوظيفية )-القرارات التشغيلية
المبحث الثاني: إدارة الوقت مفهومها وأهميتها ومتطلباتها
كما رأينا سابقا أن الوقت أصبح أحد موارد المؤسسات الحديثة بل أهمها على الإطلاق, لذلك أصبح من اللزوم عليها أن تخصص مكانا له في إستراتيجيتها المستقبلية.
المطلب الأول: مفهوم إدارة الوقت
تعتبر إدارة الوقت من المفاهيم الحديثة في العلوم الإدارية, حيث أصبح الوقت بمثابة امتلاك سلاح جوهري يمكن المؤسسة من النمو والبقاء و الاستقرار و عليه سنقوم من هذا المطلب بحصر مجموعة من الدراسات أو التجارب التي أشارت لإدارة الوقت بشكل مباشر أو غير مباشر.
الفرع الأول: تطور إدارة الوقت
إن إدارة الوقت قديمة قدم البشرية أو بالأخرى منذ أن بدأ الإنسان ينظم حياته حيث مرت إدارة الوقت بالمراحل التالية2)
الإدارة العلمية: "فريد يريك تايلور "قام بتنميط العمل للقضاء على كل أشكال الضياع للوقت و الجهد و الموارد و لم يشير إشارة واضحة لمفهوم إدارة الوقت.
الدراسة التي قام بها الزوجان " جيلبرت " التي تعتبر من أهم الدراسات التي تعرضت للوقت و التي سميت بدراسة الحركة و الزمن حيث توصلا إلى تحديد مجموعة الحركات اللازمة التي تتميز بالسهولة و بالقصر لأداء عمل معين.
و كذلك المساهمة التي قام بها "هنري جانت " حيث تتمثل أهم أعماله في ما يعرف بخرياطة جاءت لتسجيل الأعمال و التي تمكن من تقسيم العملية الإنتاجية إلى مراحل تعكس انسياب العمل و تقدير المدة الزمنية.
بدأت بوادر إدارة الوقت تظهر بمفهومها الشامل من خلال أول كتاب يصدر في هذا السياق هو كتاب "إدارة الوقت" لجيمس ماكاي سنة 1958 و فيه أعطى مفهوما جديدا لإدارة الوقت و أهم ما جاء فيه هو مقولته: إن كنت تشعر بنقص الوقت أثناء عملك فهذا مؤشر بأن مهارتك الإدارية تتجه نحو العدم فهو يؤكد على مهارة الإدارية في إدارة الوقت.
ثم جاء بيتز دريكر من خلال كتابه الذي أصدره سنة 1967م بعنوان المدير الفعال...
وبعدها ماكينزي بكتابين الأول سنة 1967 بعنوان إدارة وقتك أما الكتاب الثاني سنة 1972 بعنوان مصيدة الوقت.
و في العالم العربي جاءت بعض المحاولات القليلة أهمها:
- سيد الهواري بكتابه المدير الفعال سنة 1967م.
- محمد شاكر العصفور في دراسة التي قام بها لإدارة الوقت في الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية سنة 1982م.
الفرع الثاني: تعريف إدارة الوقت
إن إدارة الوقت من المفاهيم التي يصعب الإجماع على تعريف واحد لها لأنها إدارة مرتبطة بالذات البشرية, أي أنها متعلقة بالمشاعر و العواطف و السلوك و كذلك تتعلق بالجوانب الموضوعية, بإضافة إلى الجوانب التقنية.
حيث يمكن إدراج التعاريف التالية لإدارة الوقت:
التعريف الأول:
إدارة الوقت تعني تنظيم وقت العمل الرسمي المقرر في المؤسسة بحيث يجب استغلال هذا الوقت في إنجاز الأعمال على أكمل وجه.(1)
التعريف الثاني:
إدارة الوقت هي الطرق و الوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه و خلق التوازن في حياته و الرغبات و الأهداف.(2)
التعريف الثالث:
إدارة الوقت هي قدرة على اتخاذ القرار بشأن ما هو مهم في الحياة سواء كان ذلك في العمل أو المنزل أم في حياتك الشخصية أو حتى عند وضعك الأولويات في بعض الأعمال بحيث يتاح لنا الوقت الكافي لإتمام الأعمال التي يجب أن ننجزها و التي نحتاجها و تلك المهمة أيضا.(3)
*التعريف الشامل:
إدارة الوقت هي عبارة عن أسلوب إداري يلجأ إليه المديرون في مختلف المستويات الإدارية لاستثمار الوقت المتاح إليهم في المنظمة أحسن استغلال في إنجاز المهام المناطة بهم, و يتمثل هذا الأسلوب الإداري في تخطيط و تنظيم الوقت بهدف تحديد السبل الكفيلة بالقضاء على العوامل و الظروف و المواقف التي تسبب ضياع الوقت, أو الحد منها بقدر المستطاع.(1)
والمقصود بالأسلوب الإداري مجموعة المعارف و السلوكيات و المراحل التي تشكل في مجملها عملية إدارية متكاملة, يلجأ المديرون في مختلف المستويات الإدارية إليها لاستثمار و استغلال الوقت المتاح لهم و تحديد مصادر ضياع الوقت و أسبابه, و إيجاد الوسائل التي تتكفل بالقضاء على تلك العوامل المضيعة للوقت
المطلب الثاني: أهمية ومتطلبات إدارة الوقت
الفرع الأول: أهمية إدارة الوقت
يمكن تحديد هذه الأهمية من خلال الشكل التالي:
الشكل رقم
"01 " يبين أهمية إدارة الوقت
المصدر
: محسن أحمد الخضيري – مرجع سابق ص19
الفرع الثاني: متطلبات إدارة الوقت
يمكن إدراج أهم متطلبات إدارة الوقت فيما يلي:
الشكل رقم
" 02 " يبين متطلبات إدارة الوقت
المصدر: محسن أحمد الخضيري – مرجع سابق ص28
خاتمة الفصل:
يتضح من خلال هذا الفصل أن الوقت هو مورد هام لا يقل أهمية عن الموارد الأخرى، لكنه إذا ضاع لايعوض كما أنه مورد مجاني وهدره يكلف تعويضات أو خسارة ولذلك فإن حسن تدبير هذا المورد الهام يعتبر ضرورة ملحة سواء على المستوى الفرد أو الإداري ( مؤسسة )، وهذا نظرا لارتباطاته بالموارد الأخرى، وتبرز كفاءة المدير في كيفية دمج عناصر الانتاج بمورد الوقت، بما يضمن نمو وبقاء المشروع المنجز أو الذي في طور الانجازوه>ا ماسنتعرض له في الفصل المقبل بحول الله وقوته
الفصل الثاني: محاولة حصر مشكلة ضياع الوقت و كيفية إدارته بفاعلية
تمهيد:إن إدارة الوقت هي إدارة للذات البشرية ، ومن ثم فإن مضيعات الزمن والوقت تكمن في نمط حياتنا وأسلوب عملنا، وفي عاداتنا وسلوكياتنا المختلفة التي نمارسها، وبالتالي فإن إدارة الزمن تتوقف على مدى إدراكنا لأهمية تطوير نمط سلوكنا وعاداتنا التي نعيشها.
ومن خلال هذا الفصل سنتطرق بحول الله إلى تبيان كيفية التفوق في إدارة الوقت، وقبل ذلك يجب تحديد أهم المعوقات التي تحول دون بلوغ التسيير الحسن للوقت، وهذا من خلال المبحثين الواليين وهما:
المبحث الأول: مشكلة ضياع الوقت، والمبحث الثاني: كيفية إدارة الوقت.
المبحث الأول: مشكلة ضياع الوقت
نحاول في هذا المبحث أن نلقي الضوء على أحد عناصر الموضوع ( إدارة الوقت ) و هو مشكلة ضياع الوقت, هذه المشكلة و رغم اختلافها من شخص لأخر و من منظمة لأخرى إلا أن أثارها تبقى واحدة.
المطلب الأول: مصادر ضياع الوقت
هناك صعوبة كبيرة في تحديد مصادر ضياع الوقت و ذلك للتداخل بينها، إلا أننا سنركز على الأهم منها:(1)
الفرع الأول: المدير نفسه
يكون المدير مصدرا لضياع الوقت في المنظمة إذا توفرت مجموعة من العوامل أهمها:
طبيعة المدير:فهناك اختلاف كبير بين المدراء و طرق تفكيرهم, هذا الاختلاف ناتج عن مجموعة من العوامل التي نشأت مع كل واحد منهم و التي لها تأثير كبير على كيفية التعامل مع الوقت في العمل أو في الحياة اليومية.
ضعف مهارات و تجارب المدير: فمهارة حسن استغلال الوقت و استثماره تميزه عن غيره من المدراء و تحقق له النجاح و الرقي في مجال عمله و كذا في حياته اليومية و كذا الاستفادة من أداءه.
محاولة الوصول إلى المثالية:فهناك بعض المدراء الذين يضيعون اغلب أوقاتهم في محاولتهم إلى أن يكونوا أفضل مما هم عليه الآن و الأفضل على الإطلاق.
الفرع الثاني: الموظفين و باقي الأشخاص الآخرون
يضم هذا المصدر كل الأشخاص الذين يتعامل معهم الدير أثناء أدائه لعمله فهو يتعامل مع الزبائن, الموردون و الموظفين و الإداريين و كل العمال التنفيذيين بالإضافة لبعض الأصدقاء و الأقارب حيث يمكن إدراج أهم مصادر هذا الوقت بالنسبة لليد العاملة:(2)
إنجاز المهام و الأعمال غير الضرورية حيث يمكن طرح السؤال التالي: لماذا تقوم بهذه المهمة؟
أجزاء غير ضرورية من المهمة حيث يمكن طرح السؤال التالي: هل يجب أن نفعل هذا كله؟
الفرع الثالث: القوانين و الأنظمة و اللوائح و الإجراءات
حيث تعتمد بعض الدول في منظماتها على إغراق الإداريين و العمال و حتى المتعاملين معها في بحر من الإجراءات الروتينية للحصول على التوقيعات أو الحصول على التراخيص للإنجاز أو الموافقة على بعض المعاملات و في هذه الحالة يبدو الشخص نفسه مضطر لإتباع هذه الخطوات خشية التعرض للملاحقة القانونية أو هروبه من مخالفة الإطار العام للمنظمة الذي قد يكلفه الفصل.
المطلب الثاني: أسباب ضياع الوقت
تعددت الأحداث و المواقف التي تمثل ضياع الوقت لذا تعددت أسباب ضياعه حيث يمكن إدراج أهم أسباب ضياع الوقت فيما يلي3)
الفرع الأول: مضيعات الوقت المرتبطة بالتخطيط
عدم وجود أهداف واضحة
عدم ترتيب الأولويات في المنظمة
وجود إدارة عشوائية ارتجالية
إدارة الموقف الراهن
الإدارة بالأزمات المفتعلة
تسارع ترتيب الأولويات
وجود تقديرات غير واقعية
طول فترات الانتظار
عدم الالتزام بالمواعيد المقررة
السفر الفجائي غير المخطط
الفرع الثاني: مضيعات الوقت المتعلقة بالتنظيم و التوجيه
أولا: المتعلقة بالتنظيم:
سوء أو عدم التنظيم الشخصي لمتخذ القرار
الخلط بين السلطة و المسؤولية
عدم وضوح الاختصاصات
ازدواجية المهام و الجهد
تعدد الرؤساء و المشرفين
التأكيد على الأعمال الروتينية التافهة
سوء نظام الحفظ ووجود ببيئة عمل غير ملائمة
ثانيا: المتعلقة بالتوجيه
توجيه غير فعال لمرؤوسين
الاستغراق في التفاصيل الدقيقة
نقص التقييم و المراقبة
سيادة جو اللامبالاة
غياب روح المشاركة
الفرع الثالث: مضيعات الوقت المتعلقة بالرقابة و الاتصالات و اتخاذ القرار
أولا: متعلقة باتخاذ القرار
التأجيل
قرارات هزيلة
الحاجة إلى الحقائق
قرارات بواسطة مجموعة من الشروط المعقدة
ثانيا: متعلقة بالاتصالات
الاجتماعات غير ضرورية
عدم وضوح الاتصالات الرأسية أو الأفقية
سوء الفهم
الرغبة في التسلية و السهر
ثالثا: متعلقة بالرقابة
عدم وجود أساليب واضحة للرقابة
عدم وجود أشخاص متمكنين للقيام بهذه المهمة
سوء الفهم
عدم وجود رقابة في وقتها محدد
عدم وجود رقابة وقائية مما يضطرنا لاستخدام الرقابة العلاجية.
المبحث الثاني: كيفية إدارة الوقت
بعدما تم تحديد أهم عوامل ضياع الوقت من خلال المبحث الأول يمكننا الآن إبراز أهم الخطوات التي يجب اتباعها لتلافي تلك المعوقات التي تحول دون استغلال الوقت الاستغلال الحسن، وهذا من خلال المطلبين المواليين.
المطلب الأول: تخطيط إدارة الوقت():
التحخطيط هو فن تحيق المستقبل كما يجب أن يكون، وليس كما يمكن أن يكون، وهو بالتالي قائم على رسم سيناريوهات وتصورات ذكية راشدة للتعامل مع الثوابت والمتغيرات، وإخضاع العوامل والعناصر المختلفة في المشروع للتوظيف الشامل والمتكامل، وذلك لرفع إنتاجية المشروع وكفاءته، وبما يساعد على إكسابه مزايا تنافسية تؤهله للإستمرار.
والتخطيط بذلك عملية استشراف للمستقبل، والتنبؤ بما سيكون علينا القيام فيه من أنشطة، والأعمال المطلوب إنجازها في وقت معين، ومن ثم يمكن وضع برامج زمنية للأنشطة المتتالية والمتلازمة، وبحيث يتم تنفيذ كل منها بصورة أفضل وهو ما يُوضحه الشكل التالي:
ر الشكل رقم 0 تخطيط الوقت، المصدر: من كتاب الإدارة التنافسية للوقت ص: 123
وكما يتضح من الشكل أعلاه فإن عملية تخطيط الوقت تخضع لفكر وعمل منهجي سليم قائم على خطوات منطقية هي:
الخطوة الأولى:
تحديد كم الوقت المتاح لنا في المستقبل لإنجاز الأعمال المطلوبة، وهو أمر يحتاج دائما إلى مراجعة وتمحيص، فقد يضن البعض أن لدينا كل الوقت الذي نحتاج إليه، بمعنى أننا نستطيع استهلاك كامل وقت المستقبل، ومن ثم فلا داع للقلق أو تحديد وقت معين لإنجاز الأعمال فيه، بل إنه يمكن الحصول على أي وقت نرغب فيه أو نحتاج إليه.
وعلى الرغم من شيوع هذا الاتجاه البالغ الخطورة، إلا أنه قد حان الوقت لنبذه و الابتعاد عنه، فالوقت ليس رصيد بلا نهاية يتم السحب منه بل إنه ثروة غالية هي عمر الإنسان ذاته، وماهو متاح له من وقت ليعيش فيه، ومن وقت يكون قادرا فيه على العمل وعلى العطاء، ومن وقت يكون فيه مضطرا ومرغما على عدم العمل لعدم القدرة أو لظروف الاضطرار، أو من وقت يكون فيه مرغما على السكينة والنوم لاعتبارات الحياة والتواجد البشري، ومن ثم فإن تطبيق المنهج البشري يظهر لنا بوضوح كم الوقت المحدود المتاح لنا فعلا.
الخطوة الثانية: تحديد كم ونوع الأعمال المطلوب إنجازها في الوقت المتاح لنا استخدامه واستغلاله، ولايمكن أن يتم ذلك بدون رؤية طموحة واسعة الاستقرار المستقبلي لما يتعين ويجب أن تصل إليه الآمال والأحلام، حتي لا يصبح عملنا مجرد تكرار واستنساخ للواقع الحالي، أو بمعنى أوضح احتفاضا بما نحن عليه من تأخر وتخلف...
الخطوة الثالثة
:
ترجمة الأعمال المطلوب إنجازها إلى طرق متكاملة من الأهداف، ويتم ذلك من خلال تحديد مجموعة الأهداف المتكاملة التي يتعين الوصول إليها، والتي بدورها تتصف بمجموعة من الخصائص منها:
أهداف طموحة قابلة للتنفيذ
أهداف واضحة قابلة للقياس
أهداف مبرمجة زمنيا ورقميا وكميا
أو
أهداف كلية للدولة
أهداف جزئية للمشروع
أهداف شخصية للفرد.
لقد عمد البعض إلى ربط الأهداف زمنيا من خلال تقسيمها إلى ثلاث أنواع رئيسية: قصيرة الأجل، متوسطة الأجل، وطويلة الأجل، وباعتبار أن الأجل هو الوقت أو الزمن الذي في إطاره وخلاله تتم الأعمال، متغاضيا عن الخصائص الذاتية التي ترتبط بالأهداف في إدارة الوقت،
ومن ثم يتم إيجاد قدر مناسب من الملائمة والتكييف ما بين أهداف المشروع، وكل من متطلبات واحتياجات البيئة الخارجية والداخلية للمشروع، وبما يعنيه ذلك من تهيئة المشروع للاستجابة لكل من المتغيرات في البيئة الخارجية وكذا للتطلعات في البيئة الداخلية، وبما يتضمنه ذلك من تعبئة للموارد للازمة والكافية لأداء المهام المطلوبة، مما يُنشأُ مناخا قائما على:
الارتقاء التنافسي
التجويد والتحسين التنافسي
التطوير التنافسي
الإبتكار التنافسي
الإبداع التنافسي
وبالتالي فإن إدارة الوقت، إدارة تربط بالأداء التنفيذي وبالسرعة والكم والعائد والربح وبالنمو والتوسع.
فإدرة الوقت عملية حيوية تستند إلى التخطيط الشديد الذكاء، الذي لا يقوم فقط على ترجمة الآمال والطموحات إلى واقع عملي ملموس، ولكن وهو الأهم أنه يوفر مزيد من القدرة على الوصول إلى طموحات وآمال ومستويات ارتقائية جديدة أفضل.
وتستخدم في تخطيط الوقت بعض الأساليب الإحصائية التي أهمها خريطة ( جانت ) الخاصة بالوقت، وكذلك شبكة برت، حيث سنتعرض لهما على النحو التالي:
أولا
: خريطة وجداول جانت:
تستخدم خريطة ( هنري جانت ) كافة الأدوات البسيطة لتخطيط الوقت أو مراقبة الزمن اللازم لتنفيذ عمل معين، ويتم صياغتها وتصميمها في شكل جداول زمنية للوقت، وتقوم فكرة جداول الوقت على أساس إظهار وتوضيح كامل الوقت المخطط للقيام بهذا العمل، والوقت الفعلي الذي تم إنجاز العمل فيه، ومقارنة الزمن المخطط، بالوقت الذي استغرقه التنفيذ الفعلي ووفقا لهذا الجدول يتضح مايلي:
المحور الأفقي يوضح الوقت اللازم للتنفيذ
المحور الرأسي يوضح الأنشطة المختلفة
المستطيل الأبيض يوضح الوقت اللازم لتنفيذ كل نشاط
المستطيل المظلل يمثل الجزء من النشاط الذي تم تنفيذه
وفيما يلي عرض مبسط لخريطة جانت في الشكل التالي:
الأنشطــة
الأسبوع الأول
الأسبوع الثاني
الأسبوع الثالث
الأسبوع الرابع
الأسبوع الخامس
توفير المواد الخام
اتبع الجزء
(أ)
اتبع الجزء
( ب)
اتبع الجزء
( ج)
التجميع النهائي
فحص واختبارات الجودة
الشكل: خريطة جانت في إدارة الوقت وتخطيطه، المصدر الإدارة التنافسية للوقت : مرجع سبق ذكره ، ص: 135
ومن خلال هذا الشكل يتضح أن هذه الخريطة تساعد متخذي القرار الإداري في المشروعات على مراقبة العمل والتحكم في الوقت الذي يستغرقه كل نشاط، وذلك بمجرد النظر إلى الخريطة وتحديد الأنشطة والوقت الذي استلزمته عملية إنجازها، ومعرفة مقدار التقدم في الإنجاز، والتدخل السريع الفوري لمعالجة أي مشاكل قد تحدث وتؤثر على الإنجاز
.
ثانيا
: شبكة بيرت pert:
وتستخدم هذه الشبكة في تخطيط الوقت ومراقبة عملية التنفيذ، وبشكل فعال وتعد شبكة بيرت من أهم وسائل وأدوات إدارة الوقت، وتفعيل الزمن ويتم ذلك من خلال تنسيق الأنشطة التي يجب إنجازها في وقت محدد سواء بالتتابع أو بالتلازم، من خلال ضمان توفير كل ما تحتاج إليه من مواد ومستلزمات وعمال ومعدات، حتى يمكن تحقيق الهدف منها في الوقت المحدد، ويتم ترتيب الأنشطة المختلفة سواء المتلاحقة أو المتلازمة، وذلك من حيث الزمن اللازم للتنفيذ، وتحديد مسار لكل منها، ولكل نشاط على حدى في إطار العملية الإنتاجية الكاملة ومن خلال رسم المسارات المختلفة لتتابع عمليات الإنتاج، يتم تكوين تشابكات مترابطة ومتتابعة للعمليات الإنتاجية والتشغيلية وتوزيع كل منها على وحدات الإنتاج، ويأخذ ذلك شكل شبكة في ترتيب زمني متتابع وبناء على هذا الترتيب الزمني المتتابع للمسارات المختلفة لكل نشاط، يتم تحديد المسار الحرج وهو يمثل أطول المسارات التي تبدأ من أول نشاط حتى آخر الأنشطة أو إنتهاء البرنامج كله، ويكون الطول الزمني لهذا المسار هو الزمن والوقت اللازم لتنفيذ البرنامج ككل.
مثــال
:
شركة تقوم بتنفيذ برنامج لإنتاج سيارة على النحو الموالي:
رمز النشاط
وصف النشــــــــــاط
النشاط السابق
الوقت المحدد للإنتهاء منه بالأيام
أ
الحصول على المواد والمستلزمات
-
10
ب
إعداد المكنات وتجهيز المواد للجزء
(1)
أ
5
ج
إعداد المكنات وتجهيز المواد للجزء
(2)
أ
6
د
إنتاج الجزء
(1)
ب
6
هـ
إنتاج الجزء
(2)
ج
7
و
تجميع الجزء
(1) مع الجزء (2)
د، هـ
3
ز
تسليم المنتج إلى العملاء
و
8
ويتم رسم الشبكة على النحو التالي
:
5 6
ب د 3 8
أ 6
ج 7 و ز
هـ
ويلاحظ أنه قد تم تحديد الأنشطة والأعمال اللازمة لإنتاج السيارة ويرمز السهم إلى الناط أو العمل، ولكل نشاط بداية ونهاية، ويكتب الوقت الذي يستغرقه تنفيذ النشاط أو العمل فوق السهم، ويكتب نوع النشاط أو رمز النشاط أسفل السهم، كما تستخدم الدائرة لتعبر عن الحدث والذي يمثل نقطة بداية تنفيذ نشاط جديد، أو الانتهاء من نشاط سابق، ويتم التعبير عن الحدث برقم داخل الدائرة، وهو الذي يدل على تتابع الحدث في إطار الأحداث التي تضمها الشبكة.
ثم يتم ترتيب الأنشطة تبعا لتسلسل حدوثها، أي نشاط سابق أو نشاط لاحق، ثم تقدير الوقت القياسي اللازم لإتمام كل نشاط ( عادة مايخضع تقدير الوقت للخبرة الشخصية وللتقدير الشخصي، حيث يتم تقدير ثلاثة أزمنة لكل نشاط هي: وقت متفائل...وقت أكثر احتمالا...وقت متشائم، ويتم تحديد الوقت المتوقع وفقا للمعادلة التالية:
(الوقت المتفائل ) + 4( الوقت الأكثر احتمالا ) + ( الوقت المتشائم )
الوقت المتوقع
=-----------------------------------------------
6
وبعد ذلك يتم رسم الخريطة وتحديد المسار الحرج الذي هو المسار الأطول في الشبكة
.
ومن ثم يتم وضع الأنشطة الحرجة تحت الملاحظة الكاملة والدقيقة وفي الوقت ذاته يحقق مراقبة ومتابعة الشبكة لمدير الوقت عدة أهداف رئيسية أهمها: حسن تخطيط الأنشطة وتسلسلها وأزمنتها، وتحديد مسئولية كل فرد وفقا لارتباطه بالأنشطة والوقت المخصص لتنفيذ كل منها ومتابعة هذا التنفيذ.
لقد أثبتت التجارب أن تخطيط الوقت أمر شديد وبالغ الأهمية، بل إن النظرة الاقتصادية للاستفادة من الوقت ولاستغلال الزمن ترتبط كليا وجزئيا بقدرة المخطط على رسم السيناريوهات الدقيقة التي يتم بها عمليا وتنفيذيا إجراء الأعمال، ومن ثم يتأتى للمشروعات تحقيق النجاح.
المطلب الثاني
: تنظيم وتوجيه الوقت
أولا: تنظيم الوقت():
يقوم التنظيم بدور حيوي متعاظم في تعظيم الاستفادة من الوقت، فهو يقدم لنا الوسائل الفعالة التي يستطيع بها المشروع تحقيق الأهداف المخططة فضلا عن كونه يحدد الأساليب التي بمقتضاها يتم العمل الفردي في إطار الجماعة ويتم العمل الجماعي في إطار المشروع.
وتنظيم الوقت قائم على عنصرين أساسيين وهما
العنصر الأول
:
تحديد الأفراد، وما يتعين أن يقوم به كل منهم من دور محدد وعمل منصوص عليه في الخطة الموضوعة وكذلك تحديد الإمكانيات والموارد التي يستخدمها هؤلاء الأفراد.
العنصر الثاني
:
العلاقات التبادلية والتفاعلية بين هؤلاء الأفراد بعضهم البعض والنجمة عن طبيعة ارتباط عمل كل منهم بعمل الآخر.
فإدارة الوقت تنظيما قائمة على الوعي والإدراك الشامل للتعاون المشترك بين الأفراد ومجموعات العمل وفرق المهام التي تتكون منها المشروعات.
ثانيا
: توجيه الوقت
: للتوجيه دور هام في إدارة الوقت، دور يتعدى نطاق استخدام الوقت، إلى آفاق التفعيل الاستثماري للوقت، وباعتبار أن الزمن والوقت في سباق وتلاحق مستمر، تلاحق الحياة واستمرارية الوجود، ويرتبط التوجيه بعنصر التحفيز والتشجيع وبمعنى آخر بالدافعية الذاتية للفرد.
وفي واقع الأمر فإن التوجيه والتحفيز يرتبط بالارتقاء ويرتبط بالتطوير ويرتبط بالتحسين، كما أنه يرتبط بالعائد والمردود على المنفذين.
كما أن التحفيز والتوجيه يرتبط بجانبه المادي الملموس، والمعنوي المدرك والمحسوس أيضا، وهو ما يتم إدراكه من خلال الولاء والانتماء.
كما أن الرقابة هي جزء رئيسي من عملية إدارة الوقت، وهي عملية شاملة ومتكاملة بالغة الأهمية، ليس فقط من وجهة النظر العلاجية المتعلقة بمعالجة القصور والانحرافات إن وجدت، ولكن وهو الأهم من وجهة النظر الوقائية الارتقائية التي تخضع لتصورات ارتقائية لتفعيل استغلال الوقت واستخدامه بشكل علمي وسليم.
خاتمة الفصل
:
وفي ضوء ماتقدم، ومن أجل الوصول إلى إدارة رشيدة للوقت يجب أولا تحديد أهم المعوقات التي تحول دون التحكم الأمثل في عنصر الوقت، وبعد التشخيص الدقيق لأهم المشاكل يتم اتباع طرق توجيهية أو احصائية في رسم السيناريوهات الكفيلة باستغلال الوقت على أحسن وجه ...وعليه نقول أن إدارة الوقت عملية إدارية متكاملة الجوانب والأبعاد، ولا يجب إغفال جانب منها أو الاهتمام بجانب منها أكثر على حساب الجوانب الأخرى.
الخاتمة
إن أهم الميزات التي أصبحت تميز المؤسسة الناجحة اليوم هي سعيها لامتلاك الميزة التنافسية في جميع الميادين, هاته الميزة التي تمكنها من التفوق علة باقي المؤسسات المنافسة أصبح لها مجال واسع من المتغيرات المؤثرة عليها, نذكر من أهمها ( سعر – خدمات ما بعد البيع – و قد تكون أهمها جودة المنتجات ), و الملاحظ هنا أن أغلب تلك المتغيرات يمكن تحقيقها من خلال العمل بأساليب إدارية جيدة, تقوم بتسطير الخطوات الضرورية و التي من خلالها يمكن الحصول على ميزة تنافسية, ولعل أن أساليب إدارة الوقت التي قمنا بمعالجتها في هذا البحث يمكن أن تكون بمثابة إدارة متكاملة يعتبر أحد أهم أهدافها تحقيق الميزة التنافسية التي تسمح بالتفوق و التقدم, فمن خلال الأساليب المستخدمة في وظيفة التخطيط للوقت مثلا سنلاحظ حتما أن الشخص الذي سيعمل على إتباعها ستؤدي به إلى الانضباط و الشعور بالمسؤولية, و هذا ما يعتبر إحدى الركائز الأساسية لتحقيق الجودة, كما أن أتباع إجراءات تنظيم الوقت تساعد أيضا على اكتساب التفوق, فعند تحديد طريقة أداء العمل و الحديث على الأشياء الصحيحة و بالطرقة الصحيحة لأول مرة سيؤدي إلى تخفيض التكاليف, و من ثم تخفيض السعر, و عموما فإن إدارة الوقت غاية في الأهمية مما يستدعى تطبيقها في جميع المؤسسات.
اختبار الفروض:
بعد التطرق إلى مختلف جوانب إدارة الوقت, نلاحظ أن الفروض التي سبق و أن عرضت صحيحة, و ذلك:
لأن استعمال الأساليب و الأدوات و التقنيات الحديثة يعتبر من أحدى أهم الوسائل التي يجب على الإدارة أن تراعي توافرها و ذلك لاستغلال الوقت المتاح بصورة أكثر فعالية, و للتخلص من ضياعه عند تنفيذ الهام بالطرق البدائية, فمثلا استخدام الحاسوب و أنظمة حفظ السجلات و جداول الأعمال و شبكات الأعمال إنما تؤدي إلى زيادة التحكم في برمجة الوقت, كما أن التفويض الذي يعتبر من أهم إجراءات تخفيف الضغط و غيره من الإجراءات تساعد كثيرا على توفير الوقت و التنظيم الجيد له.
النتائج المستخلصة:
إن للوقت عملية إدارية متكاملة, بمعنى أن له تخطيط, تنظيم و التوجيه و الرقابة, و لكن منها طرق و أساليب و إجراءات.
الوقت يعتبر أحد أهم الموارد البشرية للمؤسسة لأنه قابل فمتى فقد لا يسترجع و غير قابل للزيادة أو التنقيص.
يكتسب هذا الموضوع أهمية كبيرة في جميع الميادين و ذلك للأهمية التي أصبح يحضى بها هذا العصر.
إن لكل وظيفة من وظائف إدارة الوقت مجموعة من النتائج المرضية و التي تتحقق كل على حدى, إلا أنه إذا زادت المؤسسة الوصول إلى الهدف الشامل و الذي قامت بإتباع أساليب إدارة الوقت من أجل تحقيقه, وعليه يجب أن تقوم بتنسيق بين الوظائف, و هذا ما نقصد به عملية إدارية متكاملة.
تلعب وظيفة إدارة الموارد البشرية دورا هاما في نجاح إدارة الوقت و هذا ما يظهر من خلال عمليتي الاختيار و تحفيز العمال.
إن عملية إدارة الوقت حديثة جدا, في علم التسيير.
يتطلب تطبيقها مجموعة من الشروط أهمها الإحساس بالولاء و الانتماء للمشروع و الشعور بالمسؤولية هذا ما يجعل تطبيقها أمر سهلا و مجديا, و منه تبرز أهمية العلوم السلوكية في مجال إدارة الوقت.
يعتبر الإداري الجزائري إداري مهتم بإدارة لوقت,و ذلك لاهتمامه بعنصر الوقت, إلا أنه لا يعرف الأساليب و الطرق المستخدمة في ذلك.
تكمن صعوبة هذا الموضوع في اتصاله المباشر بالعنصر البشري.
إن حاجة المؤسسة الجزائرية لتطبيق أساليب إدارة الوقت في مختلف إدارتها تعبر بمثابة حاجة ملحة و ذلك تحققه من نتائج و التي أصبحت في ظل الانفتاح الاقتصادي.
التوصيات و الاقتراحات:
هناك مجموعة من التوصيات التي نأمل أن يؤخذ بها في كل المؤسسات.
الاقتناع بأهمية إدارة الوقت و التخلص من الحجج الواهية التي تؤدي إلى إضاعته دون فائدة.
الاستعداد أو التهيئة لاعتماد إدارة الوقت, و ذلك من خلال تحسيس المرؤوسين بأهميتها و أهمية النتائج التي تنجز عنها.
إجراء دورات تكوينية للإداريين و العمال لرفع مهاراتهم بما يرفع أدائهم إلى مستويات أعلى في كل الميادين.
الاعتماد على التوجيه الدائم للمرؤوسين لاستغلال الوقت و ذلك حتى يكتسبوا عادة إدارة الوقت.
التأكيد على الحوافز المادية منها معنوية لأن لها دور كبير في التأثير على سلوك العامل و كيفية قيامه بالعمل.
ننصح المؤسسة الجزائرية على التأكيد على وظيفة اختيار العمال وفق الشروط المراحل ذكرناها سابقا و ترك طرق المحسوبية و طرق العلاقات غير الرسمية في التعيين.
تطوير و تحديث أساليب الإنتاج و مختلف الأجهزة الالكترونية المستعملة في الإدارة لأنها تؤثر تأثيرا بالغا على تسيير الوقت في المؤسسة.
التأكيد على إدارة الوقت كوسيلة و ليس كهدف, حتى لا يكون هناك إفراط فيها و ينتقل المفهوم إلى تخفيض الوقت إلى أقصى الحدود, و حتى لا تنطبق عليها مقولة إذا زاد الشيء عن حده انقلب إلى ضده.
في ما يخص التطور الذي وصلت إليه الدول المتقدمة, و الفجوة الزمنية التي تفصلهم عنا, فعند الدراسة على المستوى القومي لا يجب أن نهتم بالإجابة على السؤال التالي: ما هو مقدار الفجوة التي تفصلنا؟ و إنما يجب التأكد على الإجابة على: ما هي السرعة التي يجب أن نسير بها حتى نصل إلى ما وصول إليه؟.
أفاق الدراسية:
من خلال استعراضنا لهذا البحث لاحظنا أن هناك مجموعة من الآفاق التي فتحت أمامنا أهمها:
دور إدارة الموارد البشرية بصفة عامة في إدارة الوقت من خلال إعداد برامج تدريبية خاصة بكيفية إدارة الوقت و طرق لاستغلاله.
تأثير الرضا عن العمال على الإدارة الجيدة للوقت.
إدارة الوقت و إدارة الجودة الشاملة.
إدارة الوقت في تحقيق الميزة التنافسية.
دراسة واقع الدول و المؤسسات العربية في مجال إدارة الوقت, و في الأخير إذا كان عمل مهما استهدف الكمال يكون قاصرا, أما الكمال فللخالق عز وجل، فإن أصبت فمن الله وحده و إن أخطأت فمني والشيطان و حسبي أني اجتهدت و أملي أن يكون النجاح قد حالفني في معالجة الموضوع, و أحمد المولى غز وجل وحده لا شريك له.
قائمة المراجع
إيهاب صبيح زريق، إدارة العمليات واتخاذ القرارات السليمة، دار الكتب العلمية، مصر 2001.
بشير العلاق، مبادئ الإدارة، دار البازوري العلمية للنشر والتوزيع، الأردن 1998.
حنا نصر الله، مبادئ في العلوم الإدارية، دار زهران للنشر، الأردن، 1998.
محمد أحمد الخضيري، الإدارة التنافسية للوقت، إيتراك للنشر والتوزيع، مصر 2000.
محمد يوسف المسليم، التدريب على الأساليب الحديثة في إدارة الوقت، المطبوعات الجامعية، الكويت 1998.
سعيد ياسين عامر، استراتيجيات التغيير وتطوير المنظمة العربية، دار النهضة للنشر، مصر 1998.
سعيد محمد المصري، التنظيم والإدارة، الدار الجامعية، مصر 1999.
سهيل فهد سلامة، إدارة الوقت منهج متطور للنجاح، الدار الجامعية، عمان 1988.
عبد الكريم العقيل، أساسيات إدارة الوقت، مكتبة حرير، الرياض 1999..
.
المقدمة
الفصل الأول: عموميات حول إدارة الوقت
المبحث الأول: مفهوم وخصائص وأنواع الوقت
المطلب الأول: مفهوم وأهمية الوقت
المطلب الثاني: أنواع الوقت
المطلب الثالث: البعد الإداري للوقت
المبحث الثاني: إدارة الوقت مفهومها وأهميتها ومتطلباتها
المطلب الأول: مفهوم إدارة الوقت
المطلب الثاني: أهمية ومتطلبات إدارة الوقت
الفصل الثاني: محاولة حصر مشكلة ضياع الوقت و كيفية إدارته بفاعلية
المبحث الأول: مشكلة ضياع الوقت
المطلب الأول: مصادر ضياع الوقت
المطلب الثاني: أسباب ضياع الوقت
المبحث الثاني: كيفية إدارة الوقت
المطلب الأول: تخطيط إدارة الوقت
المطلب الثاني: تنظيم وتوجيه الوقت
الخاتمــــــــــــة
مقدمة
يعد الوقت أحد أهم المصطلحات التي شغلت أذهان العديد من المفكرين في مختلف الميادين فهناك من أعتبره الوجه الأخر لعملة الحياة لأنه مقياس الخلود, لا شيء أطول منه إذا كان علينا الانتظار و لا شيء أقصر منه إذا كان علينا الإسراع و الإنجاز.
فاليوم يحتوي على أربعة و عشرون ساعة تكفي البعض لإدارة المؤسسات الضخمة و لا تكفي لإدارة الأعمال البسيطة للبعض الأخر, و الاستفادة من الوقت تحدد الفرق بين النجاح و الفشل, النجاح الذي يعني تحقيق التوازن بين الأهداف المرجوة و الواجبات اللازمة في إطار الوسائل المتاحة و ذلك من خلال إدارة الوقت أو بالأخرى إدارة الذات.
فالهدف المنشود من إدارة الوقت هو أن تكون مجريات الأمور تحت تصرف الشخص و أن ينجز أعمال أكثر في وقت أقصر و بمجهود أقل, مما يلزمه إيجاد بوصلة في أفكار للتأكد من الاتجاه الصحيح نحو الهدف, فهي إذن تلغي التلقائية الفوضوية و تؤدي إلى العقلانية.
لذا و في السياق نفسه إذا أراد الباحث الغوص في موضوع إدارة الوقت يواجه بكم هائل من الأسئلة التي هي في واقع الأمر مشاكل تفرض على مدير في عمله و في حياته و التي يصعب الإجابة عليها مباشرة, و تتفاوت هاته المشاكل من شخص إلى أخر و من مدير لأخر, و لذلك لعدة اعتبارات كنوعية العمل, و طبيعة الشخص و البيئة التي يعيش و يعمل فيها.
طرح الإشكالية: من خلال ما سبق يمكن طرح الإشكالية التالية:
ما هي أسباب ضياع الوقت؟ ومن خلال التسأل الرئيسي نطرح التساؤلات الفرعية التالية:
ما هي أهمية إدارة الوقت؟
ما هي المعوقات التي تمنع المدير من الإدارة الفعالية للوقت؟
ما هي السبل و الأساليب التي تمكننا من التحكم في الوقت؟
تحديد الفرضيات:
بعد بروز الإشكالية تتبادر إلى الذهن و كنتيجة حتمية حلول شكلية حسب حالة كل مدير منها:
استعمال التقنيات الحديثة يمكن من الاستغلال الأمثل للوقت
التخلي عن بعض المهام و تفويضها للآخرين يحل مشكل كثرة الضغوط
أن ينقص التخطيط المحكم للوقت و الذي يشعره بالرضي
أسباب اختيار البحث:إن أهم دوافع التي أدت إلى اختيار هذا البحث هي:
لأن البحث أو الموضوع يصب في مجال تخصص إدارة أعمال.
لأهمية عنصر الوقت حياتنا اليومية و العملية.
قلة البحوث التي تمس هذا الموضوع.
يدخل ضمن متطلبات نيل شهادة الماجستير في إدارة أعمال.
المنهج المستخدم:
المنهج الوصفي و ذلك لتضمن البحث مجموعة من التعاريف و المفاهيم الخاصة بوصف مجموعة من مصطلحات.
الهدف من الدراسة:
هو استعراض تفصيلي لكل وظيفة من وظائف إدارة الوقت, و كيفية استخدام كل منها على أرض الواقع.
أهمية البحث:
إدارة الوقت أصبحت تعتبر إحدى الركائز الأساسية لإدارة المؤسسات الزائدة اليوم.
الوقت أحد أهم الموارد يمكن إدارته بمعنى أنه له تخطيط و تنظيم و توجيه و رقابة.
صعوبات البحث:
قلة المراجع المرتبطة بموضوع البحث.
صعوبة تجسيد الموضوع على أرض الواقع.
تقسيمات البحث:
لبلورة هذا البحث تم تقسيم هذا الأخير إلى فصلين و هما
الفصل الأول: نتناول فيه ماهية إدارة الوقت
الفصل الثاني: محاولة حصر مشكلة ضياع الوقت و كيفية إدارته بفاعلية
تمهيد:عاش الإنسان و حوله مجموعة كبيرة من العوامل الطبيعية الضرورية في الحياة و التي منها من انتهى و زال في فترة ما. و منها من غيرته العوامل البيئية أو غيرها و منها من لا يزال على حاله, أحد هذه العوامل الأخيرة " الوقت ".
فهو موجود منذ الأزل لم يتغير و لن يتغير حتى يرث الله الأرض و من عليها, فعبر العصور كان لكل شخص و لا يزال له ستون ثانية في الدقيقة و ستون دقيقة في الساعة و أربعة و عشرون ساعة في اليوم.
هذا العامل المعنوي غير الملموس سعى الناس كثيرا لفهمه لماله من أهمية في حياتهم له خصائص تعريف و أنواع.
ولتوضيح ذلك أكثر سنقسم هذا الفصل إلى مبحثين وهما:
المبحث الأول: مفهوم وخصائص وأنواع الوقت
المبحث الثاني: إدارة الوقت مفهومها وأهميتها
المبحث الأول: مفهوم وخصائص وأنواع الوقت
في هذا المبحث نحاول التطرق إلى بعض التعاريف التي تعرضت للوقت و أهميته و بعض الخصائص التي تميزه.
المطلب الأول:مفهوم وأهمية الوقت
مصطلح الوقت مصطلح قديم قدم البشرية,تعرض له مختلف المفكرين في مختلف الميادين و باختلاف الأزمنة.
الفرع الأول: تعريف الوقت
يمكن إعطاء التعاريف التالية للوقت:
فقبل الميلاد رأى "أرسطو طاليس " ( 384 – 322ق.م) أن الوقت هو:" تعداد الحركة".
و اعتبره إسحاق نيوتن ( 1642 -1727 م) على أنه:
" شيء مطلق يتدفق دائما بالتتابع و الاتساق نفسه و بصرف النظر عن أية عوامل خارجية " (1)
أما "كانت " ( 1724-1804 ) عرفه بـأنه:
" الزمن ليس شيأ موضوعيا قائما بذاته و أن الزمن يعود في الإحساس لأداء العقل "(2)
و لكن التعريف الأكثر دلالة هو ما جاء به " ألبرت أنشتاين ( 1879-1955م) حيث قال:
"لكل جسم مرجعي ذي علاقة زمنه الخاص به, و بدون معرفة النظام المرجعي للجسم و تحديد الإطار المرجعي لهذا الزمن, يكون من غير المفيدة ذكر الوقت الخاص بحدث معين للجسم المشار إليه".(3)
الفرع الثاني: أهمية الوقت:
يعتبر الوقت من أهم المتغيرات التي تحيط بالإنسان, حيث كان محل تقديس في مختلف الديانات و المعتقدات, ففي الأثر العربي نجد عدة حكم تشير أهمية الوقت مثل " الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك " أو
" لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد ".
وحتى يومنا هذا لا يزال المتغير يحظى بنفس الأهمية, لكن هذه الأهمية أو هذا الاهتمام يختلف من مجتمع لأخر و من بلد إلى بلد و يرتبط هذا الاختلاف بعدة عناصر
(مختلف التقاليد و الأعراف و المعتقدات التي لها تأثير مباشر على الحياة و بصفة كبيرة على كيفية التي يتعامل كل منهم مع الوقت.
المستوى المعيشي و مستوى الدخل الفردي و القومي و السلوك الاقتصادي كل هذه العوامل لها تأثير مباشر على طريقة تخمين الفرد و تعامله مع الأشياء بما فيها الوقت.
المستوى التعليمي: يؤثر بصفة كبيرة على درجة الاهتمام بالوقت من خلال زيادة الوعي.
التطور التكنولوجي:لهذا العامل تأثير واضح على عنصر الوقت من حيث الاهتمام فامتلاك التكنولوجيا له عدة انعكاسات تؤدي إلى وجوب الاهتمام بالوقت.
الفرع الثالث: خصائص الوقت
يمكن حصرها فيما يلي:
الوقت متاح للجميع في نفس اللحظة بنفس الكم و الحجم.
قابل للاستغلال.
غير قابل للتخزين أو الادخار، وغير قابل للاسترجاع أو التعويض.
متغير منتظم أي له نفس السرعة لا يزيد و لا ينقص.
لا يمكن تصنيعه أو إنتاجه
فلا سبيل للنجاح إلا بتطبيق أساليب إدارة الوقت سواء في الحياة اليومية أو أثناء ممارسة العمل.
المطلب الثاني: أنواع الوقت
بعد التطرق إلى تعريف و أهمية و خصائص الوقت يجب التطرق إلى أنواع الوقت و ذلك للإلمام بمختلف جوانب هذا الموضوع:(1)
الفرع الأول: المنظور العام
و على هذا الأساس يمكن تقسيم الوقت إلى خمسة أقسام رئيسية:
القسم الأول: " الوقت المادي الميكانيكي " هذا النوع من الوقت خاص بقياس الحركة التي تخص الأجسام المادية, و في هذا الإطار باعتباره الوقت مستمر يمكن تقسيمه.
القسم الثاني: " الوقت البيولوجي " وهو مرتبط بقياس الأشياء "نموها".
القسم الثالث:" الوقت النفسي " و هو مرتبط بالشعور بالذات و الإدراك الإنساني.
القسم الرابع: " الوقت الاجتماعي " و هو مرتبط بالظواهر الاجتماعية التي يمر بها المجتمع.
القسم الخامس:الوقت الميتا فيزيقي و هو الوقت المتعلق بما وراء الطبيعية و لا يملك الإنسان سبيل للتفكير فيه.
الفرع الثاني: المنظور الخاص
و على هذا الأساس يتم تقسيم الوقت إلى عدة أقسام أهمها:
القسم الأول: وقت النوم.
و هو من أهم أنواع الوقت.
, فهو بمثابة مصدر من مصادر تجديد طاقة الإنسان و يعمل على إعادة التوازن النفسي و العصبي و الجسماني للإنسان و يمكن تقسيمه إلى:
( وقت الاسترخاء – وقت الاستغراق – وقت الاستيقاظ و الإفاقة )
القسم الثاني: وقت العمل
و في هذا الوقت يسعى الإنسان لكسب رزقه و ملء فراغه و تحقيق ذاته و ينقسم إلى:
( وقت الانتقال – وقت اللقاءات – وقت العمل الفعلي )
القسم الثالث: وقت الأسرة و العائلة
و هو الوقت الذي يتبادل فيه الفرد الحوار مع أفراد عائلته و ينقسم إلى ( وقت لقاءت الطعام – وقت مشاهدة التلفاز – وقت حل المشاكل العائلة...).
القسم الرابع: وقت الترفيه
و هو وقت التخلص من القلق و الضغوط و الإضطرابات و ينقسم إلى ( وقت لقاءت الترفيه – وقت الممارسة- الوقت الخاص ).
مما سبق يتضح أن لكل وقت أهمية خاصة به في مختلف الميادين إلا أن ما يهمنا هو ما ينعكس على الجانب الإداري وه>ا ما نتطرق اليه في المطلب الموالي بحول الله
المطلب الثالث: البعد الإداري للوقت
نتناول في هذا المطلب موضوع الوقت في المنظمة و كيفية توزيعه في مختلف المستويات الإدارية و كذالك مختلف النشاطات و الأعمال.
الفرع الأول: الوقت و المستويات الإدارية
إن جوهر الاختلاف في توزيع الوقت في المنظمة يتمثل في اختلاف طبيعة الأعمال و الأسلوب الإداري فيها, و التقسيمات الوظيفية داخلها إلا أن هناك بعض الأنشطة تتشابك فيما بينها مع اختلاف الوقت المخصص لكل منها و نذكر منها1)
مكان النشاط: و تنقسم إلى نشاطات داخلية و نشاطات خارجية.
مصدر النشاط: يقصد به كل الأعمال التي يكون الإداري طرفا فيها.
نوعية النشاط: هي كل الأعمال التي يقوم بها الإداري و التي يتفاوت المخصص لها باختلاف الأشخاص القائمين عليها.
قدرة التحكم في النشاط: نقصد بها التحكم في النشاطات عن طريق التخطيط و بذكر هناك أربع تعاملات للفرد مع الوقت و هي:
المضيع للوقت – المستخدم للوقت المستفيد من الوقت – المنجز
الفرع الثاني: الوقت و عملية اتخاذ القرار
تعتبر عملية اتخاذ القرار من النشاطات الهامة في الإدارة إن لم تكن أهمها على إطلاق تعتمد هذه العملية على المهارة و الخبرة و القدرة الإبداعية للإداري في تحديد المشاكل و تقييم البدائل و اختيار الأفضل من أجل حل تلك المشاكل, بمعنى القدرة على تشكيل ما يسمى بالإدارة الحديثة ب: الأسلوب العلمي في اتخاذ القرارات و الارتقاء بنوعيتها إلى الأحسن فالمنظمات الحديثة وجدت نفسها ملزمة بتشخيص بيئتها الداخلية و الخارجية تشخيصا مستمرا و على تصميم نظام قوي للمعلومات حتى تضمن فاعلية اتخاذ القرار, و من هنا تجدر الإشارة إلى هناك عدة اختلافات لتوزيع الوقت على أساس جوانب القرار المختلفة(2)و بالتالي فإن اختلاف الوقت المحدد لاتخاذ القرارات تبعا لاختلاف المستويات الإدارية و على هذا الأساس يمكن تقسيم القرارات إلى ثلاثة أقسام:(3)
القرارات الإستراتيجية- القرارات التكتيكية ( الوظيفية )-القرارات التشغيلية
المبحث الثاني: إدارة الوقت مفهومها وأهميتها ومتطلباتها
كما رأينا سابقا أن الوقت أصبح أحد موارد المؤسسات الحديثة بل أهمها على الإطلاق, لذلك أصبح من اللزوم عليها أن تخصص مكانا له في إستراتيجيتها المستقبلية.
المطلب الأول: مفهوم إدارة الوقت
تعتبر إدارة الوقت من المفاهيم الحديثة في العلوم الإدارية, حيث أصبح الوقت بمثابة امتلاك سلاح جوهري يمكن المؤسسة من النمو والبقاء و الاستقرار و عليه سنقوم من هذا المطلب بحصر مجموعة من الدراسات أو التجارب التي أشارت لإدارة الوقت بشكل مباشر أو غير مباشر.
الفرع الأول: تطور إدارة الوقت
إن إدارة الوقت قديمة قدم البشرية أو بالأخرى منذ أن بدأ الإنسان ينظم حياته حيث مرت إدارة الوقت بالمراحل التالية2)
الإدارة العلمية: "فريد يريك تايلور "قام بتنميط العمل للقضاء على كل أشكال الضياع للوقت و الجهد و الموارد و لم يشير إشارة واضحة لمفهوم إدارة الوقت.
الدراسة التي قام بها الزوجان " جيلبرت " التي تعتبر من أهم الدراسات التي تعرضت للوقت و التي سميت بدراسة الحركة و الزمن حيث توصلا إلى تحديد مجموعة الحركات اللازمة التي تتميز بالسهولة و بالقصر لأداء عمل معين.
و كذلك المساهمة التي قام بها "هنري جانت " حيث تتمثل أهم أعماله في ما يعرف بخرياطة جاءت لتسجيل الأعمال و التي تمكن من تقسيم العملية الإنتاجية إلى مراحل تعكس انسياب العمل و تقدير المدة الزمنية.
بدأت بوادر إدارة الوقت تظهر بمفهومها الشامل من خلال أول كتاب يصدر في هذا السياق هو كتاب "إدارة الوقت" لجيمس ماكاي سنة 1958 و فيه أعطى مفهوما جديدا لإدارة الوقت و أهم ما جاء فيه هو مقولته: إن كنت تشعر بنقص الوقت أثناء عملك فهذا مؤشر بأن مهارتك الإدارية تتجه نحو العدم فهو يؤكد على مهارة الإدارية في إدارة الوقت.
ثم جاء بيتز دريكر من خلال كتابه الذي أصدره سنة 1967م بعنوان المدير الفعال...
وبعدها ماكينزي بكتابين الأول سنة 1967 بعنوان إدارة وقتك أما الكتاب الثاني سنة 1972 بعنوان مصيدة الوقت.
و في العالم العربي جاءت بعض المحاولات القليلة أهمها:
- سيد الهواري بكتابه المدير الفعال سنة 1967م.
- محمد شاكر العصفور في دراسة التي قام بها لإدارة الوقت في الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية سنة 1982م.
الفرع الثاني: تعريف إدارة الوقت
إن إدارة الوقت من المفاهيم التي يصعب الإجماع على تعريف واحد لها لأنها إدارة مرتبطة بالذات البشرية, أي أنها متعلقة بالمشاعر و العواطف و السلوك و كذلك تتعلق بالجوانب الموضوعية, بإضافة إلى الجوانب التقنية.
حيث يمكن إدراج التعاريف التالية لإدارة الوقت:
التعريف الأول:
إدارة الوقت تعني تنظيم وقت العمل الرسمي المقرر في المؤسسة بحيث يجب استغلال هذا الوقت في إنجاز الأعمال على أكمل وجه.(1)
التعريف الثاني:
إدارة الوقت هي الطرق و الوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه و خلق التوازن في حياته و الرغبات و الأهداف.(2)
التعريف الثالث:
إدارة الوقت هي قدرة على اتخاذ القرار بشأن ما هو مهم في الحياة سواء كان ذلك في العمل أو المنزل أم في حياتك الشخصية أو حتى عند وضعك الأولويات في بعض الأعمال بحيث يتاح لنا الوقت الكافي لإتمام الأعمال التي يجب أن ننجزها و التي نحتاجها و تلك المهمة أيضا.(3)
*التعريف الشامل:
إدارة الوقت هي عبارة عن أسلوب إداري يلجأ إليه المديرون في مختلف المستويات الإدارية لاستثمار الوقت المتاح إليهم في المنظمة أحسن استغلال في إنجاز المهام المناطة بهم, و يتمثل هذا الأسلوب الإداري في تخطيط و تنظيم الوقت بهدف تحديد السبل الكفيلة بالقضاء على العوامل و الظروف و المواقف التي تسبب ضياع الوقت, أو الحد منها بقدر المستطاع.(1)
والمقصود بالأسلوب الإداري مجموعة المعارف و السلوكيات و المراحل التي تشكل في مجملها عملية إدارية متكاملة, يلجأ المديرون في مختلف المستويات الإدارية إليها لاستثمار و استغلال الوقت المتاح لهم و تحديد مصادر ضياع الوقت و أسبابه, و إيجاد الوسائل التي تتكفل بالقضاء على تلك العوامل المضيعة للوقت
المطلب الثاني: أهمية ومتطلبات إدارة الوقت
الفرع الأول: أهمية إدارة الوقت
يمكن تحديد هذه الأهمية من خلال الشكل التالي:
الشكل رقم
"01 " يبين أهمية إدارة الوقت
المصدر
: محسن أحمد الخضيري – مرجع سابق ص19
الفرع الثاني: متطلبات إدارة الوقت
يمكن إدراج أهم متطلبات إدارة الوقت فيما يلي:
الشكل رقم
" 02 " يبين متطلبات إدارة الوقت
المصدر: محسن أحمد الخضيري – مرجع سابق ص28
خاتمة الفصل:
يتضح من خلال هذا الفصل أن الوقت هو مورد هام لا يقل أهمية عن الموارد الأخرى، لكنه إذا ضاع لايعوض كما أنه مورد مجاني وهدره يكلف تعويضات أو خسارة ولذلك فإن حسن تدبير هذا المورد الهام يعتبر ضرورة ملحة سواء على المستوى الفرد أو الإداري ( مؤسسة )، وهذا نظرا لارتباطاته بالموارد الأخرى، وتبرز كفاءة المدير في كيفية دمج عناصر الانتاج بمورد الوقت، بما يضمن نمو وبقاء المشروع المنجز أو الذي في طور الانجازوه>ا ماسنتعرض له في الفصل المقبل بحول الله وقوته
الفصل الثاني: محاولة حصر مشكلة ضياع الوقت و كيفية إدارته بفاعلية
تمهيد:إن إدارة الوقت هي إدارة للذات البشرية ، ومن ثم فإن مضيعات الزمن والوقت تكمن في نمط حياتنا وأسلوب عملنا، وفي عاداتنا وسلوكياتنا المختلفة التي نمارسها، وبالتالي فإن إدارة الزمن تتوقف على مدى إدراكنا لأهمية تطوير نمط سلوكنا وعاداتنا التي نعيشها.
ومن خلال هذا الفصل سنتطرق بحول الله إلى تبيان كيفية التفوق في إدارة الوقت، وقبل ذلك يجب تحديد أهم المعوقات التي تحول دون بلوغ التسيير الحسن للوقت، وهذا من خلال المبحثين الواليين وهما:
المبحث الأول: مشكلة ضياع الوقت، والمبحث الثاني: كيفية إدارة الوقت.
المبحث الأول: مشكلة ضياع الوقت
نحاول في هذا المبحث أن نلقي الضوء على أحد عناصر الموضوع ( إدارة الوقت ) و هو مشكلة ضياع الوقت, هذه المشكلة و رغم اختلافها من شخص لأخر و من منظمة لأخرى إلا أن أثارها تبقى واحدة.
المطلب الأول: مصادر ضياع الوقت
هناك صعوبة كبيرة في تحديد مصادر ضياع الوقت و ذلك للتداخل بينها، إلا أننا سنركز على الأهم منها:(1)
الفرع الأول: المدير نفسه
يكون المدير مصدرا لضياع الوقت في المنظمة إذا توفرت مجموعة من العوامل أهمها:
طبيعة المدير:فهناك اختلاف كبير بين المدراء و طرق تفكيرهم, هذا الاختلاف ناتج عن مجموعة من العوامل التي نشأت مع كل واحد منهم و التي لها تأثير كبير على كيفية التعامل مع الوقت في العمل أو في الحياة اليومية.
ضعف مهارات و تجارب المدير: فمهارة حسن استغلال الوقت و استثماره تميزه عن غيره من المدراء و تحقق له النجاح و الرقي في مجال عمله و كذا في حياته اليومية و كذا الاستفادة من أداءه.
محاولة الوصول إلى المثالية:فهناك بعض المدراء الذين يضيعون اغلب أوقاتهم في محاولتهم إلى أن يكونوا أفضل مما هم عليه الآن و الأفضل على الإطلاق.
الفرع الثاني: الموظفين و باقي الأشخاص الآخرون
يضم هذا المصدر كل الأشخاص الذين يتعامل معهم الدير أثناء أدائه لعمله فهو يتعامل مع الزبائن, الموردون و الموظفين و الإداريين و كل العمال التنفيذيين بالإضافة لبعض الأصدقاء و الأقارب حيث يمكن إدراج أهم مصادر هذا الوقت بالنسبة لليد العاملة:(2)
إنجاز المهام و الأعمال غير الضرورية حيث يمكن طرح السؤال التالي: لماذا تقوم بهذه المهمة؟
أجزاء غير ضرورية من المهمة حيث يمكن طرح السؤال التالي: هل يجب أن نفعل هذا كله؟
الفرع الثالث: القوانين و الأنظمة و اللوائح و الإجراءات
حيث تعتمد بعض الدول في منظماتها على إغراق الإداريين و العمال و حتى المتعاملين معها في بحر من الإجراءات الروتينية للحصول على التوقيعات أو الحصول على التراخيص للإنجاز أو الموافقة على بعض المعاملات و في هذه الحالة يبدو الشخص نفسه مضطر لإتباع هذه الخطوات خشية التعرض للملاحقة القانونية أو هروبه من مخالفة الإطار العام للمنظمة الذي قد يكلفه الفصل.
المطلب الثاني: أسباب ضياع الوقت
تعددت الأحداث و المواقف التي تمثل ضياع الوقت لذا تعددت أسباب ضياعه حيث يمكن إدراج أهم أسباب ضياع الوقت فيما يلي3)
الفرع الأول: مضيعات الوقت المرتبطة بالتخطيط
عدم وجود أهداف واضحة
عدم ترتيب الأولويات في المنظمة
وجود إدارة عشوائية ارتجالية
إدارة الموقف الراهن
الإدارة بالأزمات المفتعلة
تسارع ترتيب الأولويات
وجود تقديرات غير واقعية
طول فترات الانتظار
عدم الالتزام بالمواعيد المقررة
السفر الفجائي غير المخطط
الفرع الثاني: مضيعات الوقت المتعلقة بالتنظيم و التوجيه
أولا: المتعلقة بالتنظيم:
سوء أو عدم التنظيم الشخصي لمتخذ القرار
الخلط بين السلطة و المسؤولية
عدم وضوح الاختصاصات
ازدواجية المهام و الجهد
تعدد الرؤساء و المشرفين
التأكيد على الأعمال الروتينية التافهة
سوء نظام الحفظ ووجود ببيئة عمل غير ملائمة
ثانيا: المتعلقة بالتوجيه
توجيه غير فعال لمرؤوسين
الاستغراق في التفاصيل الدقيقة
نقص التقييم و المراقبة
سيادة جو اللامبالاة
غياب روح المشاركة
الفرع الثالث: مضيعات الوقت المتعلقة بالرقابة و الاتصالات و اتخاذ القرار
أولا: متعلقة باتخاذ القرار
التأجيل
قرارات هزيلة
الحاجة إلى الحقائق
قرارات بواسطة مجموعة من الشروط المعقدة
ثانيا: متعلقة بالاتصالات
الاجتماعات غير ضرورية
عدم وضوح الاتصالات الرأسية أو الأفقية
سوء الفهم
الرغبة في التسلية و السهر
ثالثا: متعلقة بالرقابة
عدم وجود أساليب واضحة للرقابة
عدم وجود أشخاص متمكنين للقيام بهذه المهمة
سوء الفهم
عدم وجود رقابة في وقتها محدد
عدم وجود رقابة وقائية مما يضطرنا لاستخدام الرقابة العلاجية.
المبحث الثاني: كيفية إدارة الوقت
بعدما تم تحديد أهم عوامل ضياع الوقت من خلال المبحث الأول يمكننا الآن إبراز أهم الخطوات التي يجب اتباعها لتلافي تلك المعوقات التي تحول دون استغلال الوقت الاستغلال الحسن، وهذا من خلال المطلبين المواليين.
المطلب الأول: تخطيط إدارة الوقت():
التحخطيط هو فن تحيق المستقبل كما يجب أن يكون، وليس كما يمكن أن يكون، وهو بالتالي قائم على رسم سيناريوهات وتصورات ذكية راشدة للتعامل مع الثوابت والمتغيرات، وإخضاع العوامل والعناصر المختلفة في المشروع للتوظيف الشامل والمتكامل، وذلك لرفع إنتاجية المشروع وكفاءته، وبما يساعد على إكسابه مزايا تنافسية تؤهله للإستمرار.
والتخطيط بذلك عملية استشراف للمستقبل، والتنبؤ بما سيكون علينا القيام فيه من أنشطة، والأعمال المطلوب إنجازها في وقت معين، ومن ثم يمكن وضع برامج زمنية للأنشطة المتتالية والمتلازمة، وبحيث يتم تنفيذ كل منها بصورة أفضل وهو ما يُوضحه الشكل التالي:
ر الشكل رقم 0 تخطيط الوقت، المصدر: من كتاب الإدارة التنافسية للوقت ص: 123
وكما يتضح من الشكل أعلاه فإن عملية تخطيط الوقت تخضع لفكر وعمل منهجي سليم قائم على خطوات منطقية هي:
الخطوة الأولى:
تحديد كم الوقت المتاح لنا في المستقبل لإنجاز الأعمال المطلوبة، وهو أمر يحتاج دائما إلى مراجعة وتمحيص، فقد يضن البعض أن لدينا كل الوقت الذي نحتاج إليه، بمعنى أننا نستطيع استهلاك كامل وقت المستقبل، ومن ثم فلا داع للقلق أو تحديد وقت معين لإنجاز الأعمال فيه، بل إنه يمكن الحصول على أي وقت نرغب فيه أو نحتاج إليه.
وعلى الرغم من شيوع هذا الاتجاه البالغ الخطورة، إلا أنه قد حان الوقت لنبذه و الابتعاد عنه، فالوقت ليس رصيد بلا نهاية يتم السحب منه بل إنه ثروة غالية هي عمر الإنسان ذاته، وماهو متاح له من وقت ليعيش فيه، ومن وقت يكون قادرا فيه على العمل وعلى العطاء، ومن وقت يكون فيه مضطرا ومرغما على عدم العمل لعدم القدرة أو لظروف الاضطرار، أو من وقت يكون فيه مرغما على السكينة والنوم لاعتبارات الحياة والتواجد البشري، ومن ثم فإن تطبيق المنهج البشري يظهر لنا بوضوح كم الوقت المحدود المتاح لنا فعلا.
الخطوة الثانية: تحديد كم ونوع الأعمال المطلوب إنجازها في الوقت المتاح لنا استخدامه واستغلاله، ولايمكن أن يتم ذلك بدون رؤية طموحة واسعة الاستقرار المستقبلي لما يتعين ويجب أن تصل إليه الآمال والأحلام، حتي لا يصبح عملنا مجرد تكرار واستنساخ للواقع الحالي، أو بمعنى أوضح احتفاضا بما نحن عليه من تأخر وتخلف...
الخطوة الثالثة
:
ترجمة الأعمال المطلوب إنجازها إلى طرق متكاملة من الأهداف، ويتم ذلك من خلال تحديد مجموعة الأهداف المتكاملة التي يتعين الوصول إليها، والتي بدورها تتصف بمجموعة من الخصائص منها:
أهداف طموحة قابلة للتنفيذ
أهداف واضحة قابلة للقياس
أهداف مبرمجة زمنيا ورقميا وكميا
أو
أهداف كلية للدولة
أهداف جزئية للمشروع
أهداف شخصية للفرد.
لقد عمد البعض إلى ربط الأهداف زمنيا من خلال تقسيمها إلى ثلاث أنواع رئيسية: قصيرة الأجل، متوسطة الأجل، وطويلة الأجل، وباعتبار أن الأجل هو الوقت أو الزمن الذي في إطاره وخلاله تتم الأعمال، متغاضيا عن الخصائص الذاتية التي ترتبط بالأهداف في إدارة الوقت،
ومن ثم يتم إيجاد قدر مناسب من الملائمة والتكييف ما بين أهداف المشروع، وكل من متطلبات واحتياجات البيئة الخارجية والداخلية للمشروع، وبما يعنيه ذلك من تهيئة المشروع للاستجابة لكل من المتغيرات في البيئة الخارجية وكذا للتطلعات في البيئة الداخلية، وبما يتضمنه ذلك من تعبئة للموارد للازمة والكافية لأداء المهام المطلوبة، مما يُنشأُ مناخا قائما على:
الارتقاء التنافسي
التجويد والتحسين التنافسي
التطوير التنافسي
الإبتكار التنافسي
الإبداع التنافسي
وبالتالي فإن إدارة الوقت، إدارة تربط بالأداء التنفيذي وبالسرعة والكم والعائد والربح وبالنمو والتوسع.
فإدرة الوقت عملية حيوية تستند إلى التخطيط الشديد الذكاء، الذي لا يقوم فقط على ترجمة الآمال والطموحات إلى واقع عملي ملموس، ولكن وهو الأهم أنه يوفر مزيد من القدرة على الوصول إلى طموحات وآمال ومستويات ارتقائية جديدة أفضل.
وتستخدم في تخطيط الوقت بعض الأساليب الإحصائية التي أهمها خريطة ( جانت ) الخاصة بالوقت، وكذلك شبكة برت، حيث سنتعرض لهما على النحو التالي:
أولا
: خريطة وجداول جانت:
تستخدم خريطة ( هنري جانت ) كافة الأدوات البسيطة لتخطيط الوقت أو مراقبة الزمن اللازم لتنفيذ عمل معين، ويتم صياغتها وتصميمها في شكل جداول زمنية للوقت، وتقوم فكرة جداول الوقت على أساس إظهار وتوضيح كامل الوقت المخطط للقيام بهذا العمل، والوقت الفعلي الذي تم إنجاز العمل فيه، ومقارنة الزمن المخطط، بالوقت الذي استغرقه التنفيذ الفعلي ووفقا لهذا الجدول يتضح مايلي:
المحور الأفقي يوضح الوقت اللازم للتنفيذ
المحور الرأسي يوضح الأنشطة المختلفة
المستطيل الأبيض يوضح الوقت اللازم لتنفيذ كل نشاط
المستطيل المظلل يمثل الجزء من النشاط الذي تم تنفيذه
وفيما يلي عرض مبسط لخريطة جانت في الشكل التالي:
الأنشطــة
الأسبوع الأول
الأسبوع الثاني
الأسبوع الثالث
الأسبوع الرابع
الأسبوع الخامس
توفير المواد الخام
اتبع الجزء
(أ)
اتبع الجزء
( ب)
اتبع الجزء
( ج)
التجميع النهائي
فحص واختبارات الجودة
الشكل: خريطة جانت في إدارة الوقت وتخطيطه، المصدر الإدارة التنافسية للوقت : مرجع سبق ذكره ، ص: 135
ومن خلال هذا الشكل يتضح أن هذه الخريطة تساعد متخذي القرار الإداري في المشروعات على مراقبة العمل والتحكم في الوقت الذي يستغرقه كل نشاط، وذلك بمجرد النظر إلى الخريطة وتحديد الأنشطة والوقت الذي استلزمته عملية إنجازها، ومعرفة مقدار التقدم في الإنجاز، والتدخل السريع الفوري لمعالجة أي مشاكل قد تحدث وتؤثر على الإنجاز
.
ثانيا
: شبكة بيرت pert:
وتستخدم هذه الشبكة في تخطيط الوقت ومراقبة عملية التنفيذ، وبشكل فعال وتعد شبكة بيرت من أهم وسائل وأدوات إدارة الوقت، وتفعيل الزمن ويتم ذلك من خلال تنسيق الأنشطة التي يجب إنجازها في وقت محدد سواء بالتتابع أو بالتلازم، من خلال ضمان توفير كل ما تحتاج إليه من مواد ومستلزمات وعمال ومعدات، حتى يمكن تحقيق الهدف منها في الوقت المحدد، ويتم ترتيب الأنشطة المختلفة سواء المتلاحقة أو المتلازمة، وذلك من حيث الزمن اللازم للتنفيذ، وتحديد مسار لكل منها، ولكل نشاط على حدى في إطار العملية الإنتاجية الكاملة ومن خلال رسم المسارات المختلفة لتتابع عمليات الإنتاج، يتم تكوين تشابكات مترابطة ومتتابعة للعمليات الإنتاجية والتشغيلية وتوزيع كل منها على وحدات الإنتاج، ويأخذ ذلك شكل شبكة في ترتيب زمني متتابع وبناء على هذا الترتيب الزمني المتتابع للمسارات المختلفة لكل نشاط، يتم تحديد المسار الحرج وهو يمثل أطول المسارات التي تبدأ من أول نشاط حتى آخر الأنشطة أو إنتهاء البرنامج كله، ويكون الطول الزمني لهذا المسار هو الزمن والوقت اللازم لتنفيذ البرنامج ككل.
مثــال
:
شركة تقوم بتنفيذ برنامج لإنتاج سيارة على النحو الموالي:
رمز النشاط
وصف النشــــــــــاط
النشاط السابق
الوقت المحدد للإنتهاء منه بالأيام
أ
الحصول على المواد والمستلزمات
-
10
ب
إعداد المكنات وتجهيز المواد للجزء
(1)
أ
5
ج
إعداد المكنات وتجهيز المواد للجزء
(2)
أ
6
د
إنتاج الجزء
(1)
ب
6
هـ
إنتاج الجزء
(2)
ج
7
و
تجميع الجزء
(1) مع الجزء (2)
د، هـ
3
ز
تسليم المنتج إلى العملاء
و
8
ويتم رسم الشبكة على النحو التالي
:
5 6
ب د 3 8
أ 6
ج 7 و ز
هـ
ويلاحظ أنه قد تم تحديد الأنشطة والأعمال اللازمة لإنتاج السيارة ويرمز السهم إلى الناط أو العمل، ولكل نشاط بداية ونهاية، ويكتب الوقت الذي يستغرقه تنفيذ النشاط أو العمل فوق السهم، ويكتب نوع النشاط أو رمز النشاط أسفل السهم، كما تستخدم الدائرة لتعبر عن الحدث والذي يمثل نقطة بداية تنفيذ نشاط جديد، أو الانتهاء من نشاط سابق، ويتم التعبير عن الحدث برقم داخل الدائرة، وهو الذي يدل على تتابع الحدث في إطار الأحداث التي تضمها الشبكة.
ثم يتم ترتيب الأنشطة تبعا لتسلسل حدوثها، أي نشاط سابق أو نشاط لاحق، ثم تقدير الوقت القياسي اللازم لإتمام كل نشاط ( عادة مايخضع تقدير الوقت للخبرة الشخصية وللتقدير الشخصي، حيث يتم تقدير ثلاثة أزمنة لكل نشاط هي: وقت متفائل...وقت أكثر احتمالا...وقت متشائم، ويتم تحديد الوقت المتوقع وفقا للمعادلة التالية:
(الوقت المتفائل ) + 4( الوقت الأكثر احتمالا ) + ( الوقت المتشائم )
الوقت المتوقع
=-----------------------------------------------
6
وبعد ذلك يتم رسم الخريطة وتحديد المسار الحرج الذي هو المسار الأطول في الشبكة
.
ومن ثم يتم وضع الأنشطة الحرجة تحت الملاحظة الكاملة والدقيقة وفي الوقت ذاته يحقق مراقبة ومتابعة الشبكة لمدير الوقت عدة أهداف رئيسية أهمها: حسن تخطيط الأنشطة وتسلسلها وأزمنتها، وتحديد مسئولية كل فرد وفقا لارتباطه بالأنشطة والوقت المخصص لتنفيذ كل منها ومتابعة هذا التنفيذ.
لقد أثبتت التجارب أن تخطيط الوقت أمر شديد وبالغ الأهمية، بل إن النظرة الاقتصادية للاستفادة من الوقت ولاستغلال الزمن ترتبط كليا وجزئيا بقدرة المخطط على رسم السيناريوهات الدقيقة التي يتم بها عمليا وتنفيذيا إجراء الأعمال، ومن ثم يتأتى للمشروعات تحقيق النجاح.
المطلب الثاني
: تنظيم وتوجيه الوقت
أولا: تنظيم الوقت():
يقوم التنظيم بدور حيوي متعاظم في تعظيم الاستفادة من الوقت، فهو يقدم لنا الوسائل الفعالة التي يستطيع بها المشروع تحقيق الأهداف المخططة فضلا عن كونه يحدد الأساليب التي بمقتضاها يتم العمل الفردي في إطار الجماعة ويتم العمل الجماعي في إطار المشروع.
وتنظيم الوقت قائم على عنصرين أساسيين وهما
العنصر الأول
:
تحديد الأفراد، وما يتعين أن يقوم به كل منهم من دور محدد وعمل منصوص عليه في الخطة الموضوعة وكذلك تحديد الإمكانيات والموارد التي يستخدمها هؤلاء الأفراد.
العنصر الثاني
:
العلاقات التبادلية والتفاعلية بين هؤلاء الأفراد بعضهم البعض والنجمة عن طبيعة ارتباط عمل كل منهم بعمل الآخر.
فإدارة الوقت تنظيما قائمة على الوعي والإدراك الشامل للتعاون المشترك بين الأفراد ومجموعات العمل وفرق المهام التي تتكون منها المشروعات.
ثانيا
: توجيه الوقت
: للتوجيه دور هام في إدارة الوقت، دور يتعدى نطاق استخدام الوقت، إلى آفاق التفعيل الاستثماري للوقت، وباعتبار أن الزمن والوقت في سباق وتلاحق مستمر، تلاحق الحياة واستمرارية الوجود، ويرتبط التوجيه بعنصر التحفيز والتشجيع وبمعنى آخر بالدافعية الذاتية للفرد.
وفي واقع الأمر فإن التوجيه والتحفيز يرتبط بالارتقاء ويرتبط بالتطوير ويرتبط بالتحسين، كما أنه يرتبط بالعائد والمردود على المنفذين.
كما أن التحفيز والتوجيه يرتبط بجانبه المادي الملموس، والمعنوي المدرك والمحسوس أيضا، وهو ما يتم إدراكه من خلال الولاء والانتماء.
كما أن الرقابة هي جزء رئيسي من عملية إدارة الوقت، وهي عملية شاملة ومتكاملة بالغة الأهمية، ليس فقط من وجهة النظر العلاجية المتعلقة بمعالجة القصور والانحرافات إن وجدت، ولكن وهو الأهم من وجهة النظر الوقائية الارتقائية التي تخضع لتصورات ارتقائية لتفعيل استغلال الوقت واستخدامه بشكل علمي وسليم.
خاتمة الفصل
:
وفي ضوء ماتقدم، ومن أجل الوصول إلى إدارة رشيدة للوقت يجب أولا تحديد أهم المعوقات التي تحول دون التحكم الأمثل في عنصر الوقت، وبعد التشخيص الدقيق لأهم المشاكل يتم اتباع طرق توجيهية أو احصائية في رسم السيناريوهات الكفيلة باستغلال الوقت على أحسن وجه ...وعليه نقول أن إدارة الوقت عملية إدارية متكاملة الجوانب والأبعاد، ولا يجب إغفال جانب منها أو الاهتمام بجانب منها أكثر على حساب الجوانب الأخرى.
الخاتمة
إن أهم الميزات التي أصبحت تميز المؤسسة الناجحة اليوم هي سعيها لامتلاك الميزة التنافسية في جميع الميادين, هاته الميزة التي تمكنها من التفوق علة باقي المؤسسات المنافسة أصبح لها مجال واسع من المتغيرات المؤثرة عليها, نذكر من أهمها ( سعر – خدمات ما بعد البيع – و قد تكون أهمها جودة المنتجات ), و الملاحظ هنا أن أغلب تلك المتغيرات يمكن تحقيقها من خلال العمل بأساليب إدارية جيدة, تقوم بتسطير الخطوات الضرورية و التي من خلالها يمكن الحصول على ميزة تنافسية, ولعل أن أساليب إدارة الوقت التي قمنا بمعالجتها في هذا البحث يمكن أن تكون بمثابة إدارة متكاملة يعتبر أحد أهم أهدافها تحقيق الميزة التنافسية التي تسمح بالتفوق و التقدم, فمن خلال الأساليب المستخدمة في وظيفة التخطيط للوقت مثلا سنلاحظ حتما أن الشخص الذي سيعمل على إتباعها ستؤدي به إلى الانضباط و الشعور بالمسؤولية, و هذا ما يعتبر إحدى الركائز الأساسية لتحقيق الجودة, كما أن أتباع إجراءات تنظيم الوقت تساعد أيضا على اكتساب التفوق, فعند تحديد طريقة أداء العمل و الحديث على الأشياء الصحيحة و بالطرقة الصحيحة لأول مرة سيؤدي إلى تخفيض التكاليف, و من ثم تخفيض السعر, و عموما فإن إدارة الوقت غاية في الأهمية مما يستدعى تطبيقها في جميع المؤسسات.
اختبار الفروض:
بعد التطرق إلى مختلف جوانب إدارة الوقت, نلاحظ أن الفروض التي سبق و أن عرضت صحيحة, و ذلك:
لأن استعمال الأساليب و الأدوات و التقنيات الحديثة يعتبر من أحدى أهم الوسائل التي يجب على الإدارة أن تراعي توافرها و ذلك لاستغلال الوقت المتاح بصورة أكثر فعالية, و للتخلص من ضياعه عند تنفيذ الهام بالطرق البدائية, فمثلا استخدام الحاسوب و أنظمة حفظ السجلات و جداول الأعمال و شبكات الأعمال إنما تؤدي إلى زيادة التحكم في برمجة الوقت, كما أن التفويض الذي يعتبر من أهم إجراءات تخفيف الضغط و غيره من الإجراءات تساعد كثيرا على توفير الوقت و التنظيم الجيد له.
النتائج المستخلصة:
إن للوقت عملية إدارية متكاملة, بمعنى أن له تخطيط, تنظيم و التوجيه و الرقابة, و لكن منها طرق و أساليب و إجراءات.
الوقت يعتبر أحد أهم الموارد البشرية للمؤسسة لأنه قابل فمتى فقد لا يسترجع و غير قابل للزيادة أو التنقيص.
يكتسب هذا الموضوع أهمية كبيرة في جميع الميادين و ذلك للأهمية التي أصبح يحضى بها هذا العصر.
إن لكل وظيفة من وظائف إدارة الوقت مجموعة من النتائج المرضية و التي تتحقق كل على حدى, إلا أنه إذا زادت المؤسسة الوصول إلى الهدف الشامل و الذي قامت بإتباع أساليب إدارة الوقت من أجل تحقيقه, وعليه يجب أن تقوم بتنسيق بين الوظائف, و هذا ما نقصد به عملية إدارية متكاملة.
تلعب وظيفة إدارة الموارد البشرية دورا هاما في نجاح إدارة الوقت و هذا ما يظهر من خلال عمليتي الاختيار و تحفيز العمال.
إن عملية إدارة الوقت حديثة جدا, في علم التسيير.
يتطلب تطبيقها مجموعة من الشروط أهمها الإحساس بالولاء و الانتماء للمشروع و الشعور بالمسؤولية هذا ما يجعل تطبيقها أمر سهلا و مجديا, و منه تبرز أهمية العلوم السلوكية في مجال إدارة الوقت.
يعتبر الإداري الجزائري إداري مهتم بإدارة لوقت,و ذلك لاهتمامه بعنصر الوقت, إلا أنه لا يعرف الأساليب و الطرق المستخدمة في ذلك.
تكمن صعوبة هذا الموضوع في اتصاله المباشر بالعنصر البشري.
إن حاجة المؤسسة الجزائرية لتطبيق أساليب إدارة الوقت في مختلف إدارتها تعبر بمثابة حاجة ملحة و ذلك تحققه من نتائج و التي أصبحت في ظل الانفتاح الاقتصادي.
التوصيات و الاقتراحات:
هناك مجموعة من التوصيات التي نأمل أن يؤخذ بها في كل المؤسسات.
الاقتناع بأهمية إدارة الوقت و التخلص من الحجج الواهية التي تؤدي إلى إضاعته دون فائدة.
الاستعداد أو التهيئة لاعتماد إدارة الوقت, و ذلك من خلال تحسيس المرؤوسين بأهميتها و أهمية النتائج التي تنجز عنها.
إجراء دورات تكوينية للإداريين و العمال لرفع مهاراتهم بما يرفع أدائهم إلى مستويات أعلى في كل الميادين.
الاعتماد على التوجيه الدائم للمرؤوسين لاستغلال الوقت و ذلك حتى يكتسبوا عادة إدارة الوقت.
التأكيد على الحوافز المادية منها معنوية لأن لها دور كبير في التأثير على سلوك العامل و كيفية قيامه بالعمل.
ننصح المؤسسة الجزائرية على التأكيد على وظيفة اختيار العمال وفق الشروط المراحل ذكرناها سابقا و ترك طرق المحسوبية و طرق العلاقات غير الرسمية في التعيين.
تطوير و تحديث أساليب الإنتاج و مختلف الأجهزة الالكترونية المستعملة في الإدارة لأنها تؤثر تأثيرا بالغا على تسيير الوقت في المؤسسة.
التأكيد على إدارة الوقت كوسيلة و ليس كهدف, حتى لا يكون هناك إفراط فيها و ينتقل المفهوم إلى تخفيض الوقت إلى أقصى الحدود, و حتى لا تنطبق عليها مقولة إذا زاد الشيء عن حده انقلب إلى ضده.
في ما يخص التطور الذي وصلت إليه الدول المتقدمة, و الفجوة الزمنية التي تفصلهم عنا, فعند الدراسة على المستوى القومي لا يجب أن نهتم بالإجابة على السؤال التالي: ما هو مقدار الفجوة التي تفصلنا؟ و إنما يجب التأكد على الإجابة على: ما هي السرعة التي يجب أن نسير بها حتى نصل إلى ما وصول إليه؟.
أفاق الدراسية:
من خلال استعراضنا لهذا البحث لاحظنا أن هناك مجموعة من الآفاق التي فتحت أمامنا أهمها:
دور إدارة الموارد البشرية بصفة عامة في إدارة الوقت من خلال إعداد برامج تدريبية خاصة بكيفية إدارة الوقت و طرق لاستغلاله.
تأثير الرضا عن العمال على الإدارة الجيدة للوقت.
إدارة الوقت و إدارة الجودة الشاملة.
إدارة الوقت في تحقيق الميزة التنافسية.
دراسة واقع الدول و المؤسسات العربية في مجال إدارة الوقت, و في الأخير إذا كان عمل مهما استهدف الكمال يكون قاصرا, أما الكمال فللخالق عز وجل، فإن أصبت فمن الله وحده و إن أخطأت فمني والشيطان و حسبي أني اجتهدت و أملي أن يكون النجاح قد حالفني في معالجة الموضوع, و أحمد المولى غز وجل وحده لا شريك له.
قائمة المراجع
إيهاب صبيح زريق، إدارة العمليات واتخاذ القرارات السليمة، دار الكتب العلمية، مصر 2001.
بشير العلاق، مبادئ الإدارة، دار البازوري العلمية للنشر والتوزيع، الأردن 1998.
حنا نصر الله، مبادئ في العلوم الإدارية، دار زهران للنشر، الأردن، 1998.
محمد أحمد الخضيري، الإدارة التنافسية للوقت، إيتراك للنشر والتوزيع، مصر 2000.
محمد يوسف المسليم، التدريب على الأساليب الحديثة في إدارة الوقت، المطبوعات الجامعية، الكويت 1998.
سعيد ياسين عامر، استراتيجيات التغيير وتطوير المنظمة العربية، دار النهضة للنشر، مصر 1998.
سعيد محمد المصري، التنظيم والإدارة، الدار الجامعية، مصر 1999.
سهيل فهد سلامة، إدارة الوقت منهج متطور للنجاح، الدار الجامعية، عمان 1988.
عبد الكريم العقيل، أساسيات إدارة الوقت، مكتبة حرير، الرياض 1999..
.
» بحث تخرج جامعي
» مساعده عاجله في بحث تخرج
» مبرووووووووووووك اعضاء المنتدى
» اهلا ب......المشاعر
» الشكر للمنتدى على مساعدتى فى مشروعى
» أهمية التحليل المالي في توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرارات المالية
» اتمنى منكم مساعدتي
» ممكن مساعده في البحث ؟